Wie Restaurants mit mehreren Standorten die Gewinne um bis zu 24 % steigern – Intelligente Inventarverwaltung

In den meisten Fällen ist es aufregend, für einen Gastronomiebetrieb mit mehreren Standorten verantwortlich zu sein. Es ist berauschend. Es treibt den Puls in die Höhe. Aber abgesehen von all der Aufregung ist es auch ein Kampf. Die Lebensmittelkostenprozentsätze unter Kontrolle zu halten, erfordert ständige Achtsamkeit. Lässt man diesen Bereich nur für einen Moment aus den Augen, sinkt die Marge der Gerichte und die Gesamtrentabilität ist in Gefahr. 

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Was wäre, wenn ich Ihnen sagen würde, dass es eine Möglichkeit gibt, diesen Stress zu vermeiden und den Nettoprofit Ihres Restaurants zu steigern?

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In einem Betrieb mit mehreren Standorten können Sie am besten verhindern, dass die Lebensmittelkosten in die Höhe schnellen, indem Sie sich auf eine strikte Verwaltung des Restaurantinventars und die unterstützende Software konzentrieren.

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Warum? Werfen Sie einen Blick auf diese Statistik: 

• Wenn regelmäßige und genaue Inventuren durchführt werden, können die Gewinne eines Betriebs jährlich um bis zu 24 % steigen. 
• Betreiber, die wöchentlich ihre Umschlagshäufigkeit berechnen, erhöhen ihren Nettoprofit damit um 10 %. 
• Restaurantgruppen, die eine intelligente Inventarverwaltungssoftware nutzen, die die Bestandsverfolgung automatisiert und Einblicke darüber liefert, welche Verbesserungen beim Wareneingang und -ausgang des Betriebs möglich sind, können weitere 5 % ihres Lebensmittelkostenprozentsatzes beseitigen. 

Tatsächlich nutzen nur sehr wenige Restaurantmarken diese Möglichkeiten. Genauer gesagt: 

• 43 % der Unternehmen überwachen ihr Inventar nicht. Und 21 % geben an, dass sie „kein Inventar haben“. 
• Im Durchschnitt haben Betriebe eine Lieferkettengenauigkeit von nur 63 %, was zu erheblichen Verzögerungen und Problemen bei der Wiederauffüllung der Lagerbestände führen kann. 

Wenn Sie Ihr Inventar nach Bauchgefühl verwalten, gehen sehr schnell viele Sachen schief:

• Ihre Lebensmittelabfälle nehmen zu. Im Durchschnitt verschwendet ein Restaurant Lebensmittel im Wert von etwa 41.000 € pro Jahr (etwa 112 € pro Tag).
• Überbestände und schwache Bestandskontrollen laden zum Diebstahl ein. Leider ist Diebstahl keine Seltenheit. Verschwinden hier und da Bestände, kann Sie das am Ende rund 90 € pro Tag und Restaurant kosten.

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Können Sie es sich leisten, 200 € pro Tag und Standort auszugeben? (Wenn Sie 10 Standorte verwalten, sind das 720.000 € im Jahr.) Nur wenige können sich das leisten. 

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Hier kommen solide Inventarverwaltungsprozesse ins Spiel. Sobald Sie diese implementiert haben (und sich daran halten), können Sie die verschwenderischen und unehrlichen Lücken schließen, die Ihren Nettoprofit aushöhlen.

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Bewährte Praktiken rund um das Inventar

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Die Inventarverwaltungsprogramme sollten Folgendes abdecken:

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• Inventuren, Inventuren und noch mehr Inventuren – Konzentrieren Sie sich von Anfang an auf genaue Inventuren. Wenn Sie wissen, womit Sie Tag für Tag arbeiten, fallen die am Sollbestand orientierte Kontrolle und der Einkauf entsprechend des Sollbestands viel leichter.
• Legen Sie Ihr Bestandsverfahren schriftlich fest – Wenn es in schriftlicher Form vorliegt, werden die Schritte mit größerer Wahrscheinlichkeit eingehalten. Ihr Verfahren lässt sich so auch einfacher an einem neuen Ort replizieren. Und Fehler lassen sich leichter verhindern.
• Schulen Sie Ihre Mitarbeiter – Jeder Mitarbeiter muss wissen, wie wichtig genaue Inventuren sind, auch wenn er diese nicht regelmäßig durchführt. Alle müssen in der Lage sein, bei Bedarf mitzuhelfen. Wenn Sie ein neues Inventursystem implementieren, testen Sie es an einem einzigen Standort, holen Sie Feedback ein, passen Sie die Teile des Systems an, die verbessert werden müssen, und setzen Sie es dann unternehmensweit um.
• Dokumentieren Sie alle Bestandsaktionen – Notieren Sie alles: Bestellungen, angelegte Lagerbestände, abgebaute Lagerbestände, Transfers, was auch immer. Auf diese Weise wissen Sie, was an dem jeweiligen Standort verfügbar ist, ohne täglich Inventuren durchzuführen.
• Überprüfen Sie Ihr Inventar bei Bedarf stichprobenartig – Machen Sie sich mit den Berechnungen der Lagerumschlagshäufigkeit (ITR) und der Lagerreichweite (DSI) vertraut. Diese Berechnungen helfen Ihnen, den Gesamtzustand Ihres Inventars zu beurteilen und weisen darauf hin, ob eine eingehende Prüfung erforderlich ist.
• Nutzen Sie Einblicke in Ihre Bestände, um bessere Entscheidungen zu treffen – Sammeln Sie Daten nicht um der Daten willen – nutzen Sie sie, um Ihren Nettoprofit zu optimieren. Wenn Sie herausfinden können, wo in Ihrem Betrieb Abfälle anfallen, können Sie Ihr Abfallmanagement optimieren, um Lebensmittelverschwendung zu vermeiden (und Ihre Lebensmittelkosten zu senken).
• Automatisieren und digitalisieren Sie — Mit dem Wachstum Ihres Unternehmens nehmen auch die Anzahl der beteiligten Personen und die Menge der zu verarbeitenden Daten zu. Verschieben Sie die Implementierung der Inventarverwaltungssoftware für die Gastronomie nicht, bis Sie in Schwierigkeiten geraten. Gehen Sie dies von Anfang an. Auf diese Weise kann Ihr Unternehmen im Kern mit digitalen Tools wachsen und Sie müssen diese nicht später Hunderten von Mitarbeitern aufzwingen. 

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Bestands- und Beschaffungstechniken gehen Hand in Hand. 

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Es handelt sich dabei um die beiden Seiten derselben Medaille. Sie können die Lücken in Ihrer Inventarverwaltung nicht schließen, wenn die Beschaffung nicht reibungslos funktioniert. Und Sie werden nie in der Lage sein, Ihre Beschaffung zu optimieren, wenn Sie Ihre tatsächlichen Lagerbestände nicht kennen. 

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Schauen wir uns also einige Best Practices für die Beschaffung in Gastronomiebetrieben an. 

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Best Practices für die Beschaffung

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Betriebsleiter betrachten Bestellungen oft als ein Thema, das einmal organisiert werden muss und dann wie von selbst funktioniert. Das ist schade, da es viele Möglichkeiten gibt, die Beschaffungsabläufe zu optimieren und die Gewinnmargen schrittweise zu erhöhen. Darüber hinaus führt die mangelnde Achtsamkeit bei Bestellungen zu Fehlern beim Einkauf im Restaurant und solche Fehler sind kostspielig. 

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Wenn Sie Ihren Betrieb optimieren möchten, sollten Sie den Einkauf als wesentliche Geschäftsaktivität ansehen. Befolgen Sie diese bewährten Verfahren der Branche bei der Implementierung von Workflows.

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• Schreiben Sie Standardverfahren und -abläufe auf — Es ermöglicht Ihnen, neue Mitarbeiter schnell auf den neuesten Stand zu bringen und sich durch neue Anbieter ergebende Chancen zu bewerten.
• Decken Sie mit der Beschaffung lediglich die Nachfrage – Definieren Sie Sollbestände und verwenden Sie die Nachfrageprognose, um nur das zu kaufen, was Sie benötigen.
• Führen Sie Verträge mit Verkäufern für alle Artikel – Ja, sogar für Produkte wie Zucker, Salz und Öl. Wenn Sie in großen Mengen bestellen, erhalten Sie die besten Preise. Sie führen einen Betrieb mit mehreren Standorten – Arbeiten Sie mit höchster Präzision. 
• Verbessern Sie Ihre Bestellformulare — Sie sollten detailliert sein und zugleich nicht zu kompliziert. In den Bestellformularen sollten Menge, Qualität, Packungsgrößen und Preise kommuniziert werden.

• Verbessern Sie den Wareneingang — Überprüfen Sie alles, was an Ihre Standorte (oder Ihre zentrale Lagereinheit) geliefert wird, und vergleichen Sie es mit der Bestellung. Warten Sie nicht auf die Rechnung. 
• Prüfen Sie die Rechnungen doppelt – Stimmen Sie sich am Ende jedes Monats mit Ihrer Buchhaltung ab, um Rechnungen und Zahlungen zu überprüfen. Stellen Sie sicher, dass Sie für das bezahlen, was geliefert wurde, und für nichts anderes.
• Automatisieren und digitalisieren Sie — Genau wie beim Inventar: Verschieben Sie die Implementierung der Beschaffungssoftware für die Gastronomie nicht, bis Sie in Schwierigkeiten geraten. Gehen Sie sie von Anfang an. Wenn Sie das nicht machen, wird der Umfang Ihres Änderungsmanagements direkt proportional zum Wachstum des Betriebs ausfallen.

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Die Beschaffung in einem Gastronomiebetrieb mit mehreren Standorten kann schnell zu einem unkontrollierbaren Durcheinander werden. Für die meisten Leiter. Aber nicht für Sie. Vor allem, wenn Sie die Ratschläge in dem ultimativen Leitfaden zur Beschaffung für Restaurantketten befolgen. 

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Zusammenfassung

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Restaurants mit mehreren Standorten können mit intelligenten Vorgehensweisen für die Inventarverwaltung den Gewinn um bis zu 24 % steigern. Und alles beginnt damit, sicherzustellen, dass Ihnen jederzeit ein genaues Inventar vorliegt. Schreiben Sie Ihr Inventurverfahren auf, schulen Sie Ihre Mitarbeiter und achten Sie darauf, alle Bestandsaktionen zu registrieren, einschließlich des Warenein- und -ausgangs der Produkte. Die regelmäßige Überprüfung Ihres Inventars ist auch wichtig, um Abweichungen frühzeitig zu erkennen. Nutzen Sie die Erkenntnisse aus Ihren Bestandsdaten, um bessere Entscheidungen über Bestell- und Lagerbestände zu treffen. Und schließlich automatisieren und digitalisieren Sie so viel des Prozesses wie möglich, um Zeit zu sparen und Genauigkeit zu gewährleisten. 

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