Dienstplan und Zeiterfassung in der Gastronomie: Ihre Mitarbeiter werden Sie dafür lieben

‍Dienstpläne sind ein unverzichtbares Werkzeug für Gastronomiebetriebe, aber sie bereiten auch Kopfzerbrechen. Restaurantbesitzer kämpfen meistens wöchentlich oder zumindest mehrmals im Monat mit diesem Thema. Stundenlanges Tüfteln und Prüfen, um den optimalen Dienstplan zu erstellen und trotzdem gibt es negative Rückmeldungen. In diesem Artikel haben wir die wichtigsten Informationen zum Thema Dienstplan und Zeiterfassung in der Gastronomie zusammengetragen: Gesetzliche Regelungen, Zeiterfassungssysteme, Kennzahlen, Vorlagen für einen digitalen Dienstplan. Und wir zeigen auf, was Skello für Sie als Gastronom tun kann, damit der Dienstplan zu einem Erfolgsfaktor und Personalmagneten wird.  

INHALT: 

1. Dienstplan oder Schichtplan

2. Rechtliche Bestimmungen zum Dienstplan und zur Zeiterfassung

3. Papier und Stift, Excel oder digital?

4. Zeiterfassung in der Gastronomie

5. Kennzahlen & Dienstplanerstellung

6. Vorlage digitaler Gastronomie-Dienstplan

7. Skello für die Gastronomie: Ihre Mitarbeiter werden Sie lieben

Ein kleiner Exkurs zu Beginn: In Frankreich, dem Land der Gastronomie, steht der Begriff Gastronomie für Feinschmeckerei. Eigentlich seltsam, denn ursprünglich kommt gastros aus dem Griechischen und bezieht sich auf den Bauch bzw. den Magen und nicht auf die Geschmacksnerven. Fragt man Google, werden zwei Definitionen angezeigt: Gaststättengewerbe oder feine Kochkunst. Man kann es auch als Zusammenfassung der beiden Wörter verstehen: Dort, wo Gäste mit Getränken und/oder auch Speisen bewirtet werden. Kurz gesagt, kann man Gastronomie als einen Sammelbegriff für alle Arten der 180 000 Restaurants in Deutschland, inkl. Systemgastronomie, Kantinen und Cafés oder aber auch für Catering-Unternehmen verstehen. 

Dienstplan oder Schichtplan?

In der Gaststättenbranche werden die Begriffe Dienstplan bzw. Schichtplan oft synonym verwendet. Man findet auch die Ausdrücke Mitarbeiter- oder Einsatzplan. Hinter den verschiedenen Bezeichnungen steht immer ein Plan, der detailliert auflistet, wer wann an welcher Position arbeitet.

Der Dienstplan muss unzähligen Vorgaben gerecht werden: gesetzliche Regelungen, Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen, vertragliche Absprachen, individuelle Vereinbarungen, die Anzahl der Beschäftigten, Gehaltsbedingungen und natürlich auch der zu erwartende Arbeitsaufwand und Personalbedarf. All das unter einen Hut zu bringen kann zu einem Kraftakt werden. 

Rechtliche Bestimmungen zum Dienstplan and zur Zeiterfassung

Als Arbeitgeber in der Gaststättenbranche kommt man nicht darum herum, sich auch mit rechtlichen Bestimmungen auseinanderzusetzen. 

Fast 385 000 Mitarbeiter arbeiten in Deutschland im Gaststättengewerbe. Das sind selten 9-5, Montag bis Freitag Jobs. Die meisten Restaurants und Gaststätten sind an 6 oder sogar 7 Tagen geöffnet, und die täglichen Öffnungszeiten überschreiten die täglich erlaubte Arbeitszeit einer einzelnen Person. 

Die rechtlichen Bestimmungen für Arbeitszeit und Zeiterfassung in der Gastronomie finden sich in verschiedenen Gesetzen und Entscheidungen: 

• Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) regelt Arbeitszeit, Ruhezeit, aber auch Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeitszeit. Zusammengefasst besagen die Arbeitszeitrichtlinien, dass ein Arbeitnehmer maximal 48 Stunden Arbeit pro Woche arbeiten darf, dass ihm zwischen zwei Einsätzen mindestens elf Stunden Ruhezeit zustehen, sowie mindestens einmal in der Woche 24 Stunden Ruhezeit. Des Weiteren müssen 15 arbeitsfreie Sonntage im Jahr sichergestellt sein. ‍

• Das Jugendarbeitsschutzgesetz (JArbSchG) bestimmt die Arbeits- und Ruhezeiten für minderjährige Azubis, Praktikanten und Aushilfen und ist natürlich restriktiver: maximal 40 Stunden Arbeit pro Woche, maximal 8 Stunden am Tag. Jugendliche dürfen in Gaststätten nur zwischen 6 Uhr und 22 Uhr eingesetzt werden. Die Ruhezeit zwischen zwei Einsätzen beträgt mindestens 12 Stunden. ‍

• Mindestlohngesetz (MiLoG): Laut Mindestlohngesetz ist jeder Arbeitgeber verpflichtet, Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit sowie die Pausendauer aufzuzeichnen, und dies bis spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages. Diese Aufzeichnungen müssen 2 Jahre aufbewahrt werden. Ausnahme: Die Zeiterfassungspflicht von Mitarbeitern, die mindesten 2000 € brutto verdienen und in den letzten 12 Monaten durchgehend entlohnt wurden, ist davon ausgenommen.‍

• Das EuGH Urteil zur Arbeitszeiterfassung: Am 14. Mai 2019 fällte der Europäische Gerichtshof ein Urteil, das für Aufregung sorgte und das alle Arbeitgeber in der EU zur Aufzeichnung der kompletten Arbeitszeit und nicht nur zur Aufzeichnung der Überstunden verpflichtet. Allerdings nennt das Urteil keine Frist, zu der dieses Urteil im nationalen Recht umgesetzt sein muss. 

Darüber hinaus kann es weitere Vorgaben geben, die sich aus Tarifverträgen und Betriebsvereinbarungen ergeben und die es auch einzuhalten gilt. 

Papier und Stift, Excel oder total Digital?

 Egal ob Dienstplanerstellung oder Zeiterfassung, grundsätzliche stehen Ihnen drei mehr oder weniger moderne und effiziente Methoden zur Verfügung.

1. Die Papier- und Bleistift-Methode: Hier weht zwar ein Hauch von Vintage, der an sich gerade hoch im Kurs steht, aber diese Methode ist sehr zeitaufwendig und fehleranfällig, vor allem bei vielen Mitarbeitern und kurzfristigen Änderungen. Und schon mancher ist an seiner Stundenzettelwirtschaft verzweifelt. Es gilt nicht nur die Blätter regelmäßig auszufüllen und unterschreiben zu lassen. Die Zettel müssen auch auffindbar sein, wenn es darum geht, die Daten manuell in die Lohnabrechnung zu übertragen. Aber es soll noch immer einige Urgesteine geben, die darauf schwören.
   

2. Excel oder andere Tabellenkalkulationsprogramme sind die erste Wahl in den meisten Gaststättenbetrieben. Was auf den ersten Blick kostengünstig und optimal aussieht, stellt sich bei näherem Hinsehen oft als Trugschluss heraus. Ausführliche Informationen zum Thema Excel und Dienstplanerstellung finden Sie in unserem Artikel „Ist Excel der beste Weg, um einen Dienstplan zu erstellen?“. 
   

3. Digitale Lösungen: Softwarelösungen haben schon vor einiger Zeit erfolgreich Einzug in der Personalplanung und Personalwirtschaft der Gastronomie gehalten. Das gilt auch für den Schichtplan und die Arbeitszeiterfassung: Solche Software-Tools verbinden Bequemlichkeit mit Genauigkeit, eliminieren nahezu alle Fehlerquellen und ersparen unzähligen Stunden an Arbeit.

Zeiterfassung in der Gastronomie

Wann beginnt die Arbeit, wann endet sie, wie lang waren die Pausen? Dies Tag für Tag und für jeden Beschäftigten zu erfassen ist äußerst mühsam. Und dies besonders im Gaststättengewerbe mit den oft unregelmäßigen und auch ungewöhnlichen Arbeitszeiten und langen Diensten. Das Thema Arbeitszeiterfassung wird von vielen Mitarbeitern oft auch als Überwachung durch den Arbeitgeber angesehen und führt oft zu Dissonanzen. 

Besser wäre es, das Glas als halb voll zu erkennen und die Erfassung der Zeiten auch als Schutz des Arbeitnehmers zu verstehen: Der Dienstplan beschreibt den idealen Soll-Zustand, wenn alles läuft wie geplant. Aber oft kommt es anders als geplant: krankheitsbedingte Ausfälle, mehr Gäste als erwartet, eine große Runde, die sich wohlfühlt und bis spät sitzen bleibt, oder aber auch das Wetter macht einen Strich durch die Rechnung und der Biergarten bleibt leer. Und das sind nur ein paar Gründe, warum der Arbeitseinsatzplan nicht eingehalten werden kann und die effektiv geleisteten Stunden vom Plan abweichen können. 

Es ist also besonders wichtig zu dokumentieren, wie lange jeder Arbeitnehmer wirklich gearbeitet hat, ob er Überstundenüberschuss hat oder aber auch Minusstunden. Diese Informationen sollten in die Planung der nächsten Woche einfließen.  

Grob gesagt, stehen Gastro-Unternehmern zwei große Familien der Zeiterfassung zur Auswahl: 

• Analoge Zeiterfassung
• Digitale Zeiterfassung

Hinter dem Begriff analoge Zeiterfassung versteckt sich der gute alte Stundenzettel auf Papier, der noch immer in den unterschiedlichsten Formen auftritt: Stundenzettelblöcke, ausgedruckte Excel Formulare oder aber auch die gute alte mechanische Stempel- oder Stechuhr zählen dazu. Analog deshalb, da die Informationen per Hand ausgefüllt werden und dann oft doppelt bearbeitet werden (einmal bei der Erfassung und dann noch einmal, wenn sie in die Lohnerfassungssysteme übertragen werden). Ein sehr zeitaufwändiger und fehleranfälliger Ansatz. Und Zeit ist Geld!

Digitale Zeiterfassung: Online-Stundenzettellösungen erleichtern die Arbeit und alle Informationen werden nur einmal erfasst und stehen dann schnell und automatisch den anderen Systemen (Lohnabrechnung, Dienstplanerstellung…) zur Verfügung. Heute stehen Restaurants vielfältige digitalisierte Lösungen zur Auswahl, die sich an jede Situation anpassen:  Terminal & persönliche Chipkarten, Tablet + Unterschrift oder Pin-code oder mobile Applikation auf dem Smartphone jedes Teammitgliedes. 

Kennzahlen für den Dienstplan in der Gastronomie

Fundierte Entscheidungen basieren auf gut verarbeiteten Informationen und zuverlässigen Prognosen. Das gilt auch für Einsatzpläne in der Gaststättenbranche: Kennzahlen helfen Einsatzpläne und somit den Erfolg zu optimieren. 

Aber was versteht man unter Kennzahlen? Kennzahlen sind in Zahlen ausgedrückte Informationen, um quantitative Informationen leicht zu erfassen und zu vergleichen. Beispiele sind Umsatz, Umsatz/Gast oder aber auch Personalkosten in %. Eine alleinstehende Kennzahl ist nichtssagend und wertlos. Die Power liegt im Vergleich entweder innerbetrieblich (Umsatz in diesem Jahr im Vergleich zum Vorjahr) oder aber auch um sich mit der Konkurrenz und Branche zu vergleichen und Optimierungspotenzial zu erkennen. 

Hier einige wichtige Kennzahlen für das Gaststättengewerbe: 

• Mitarbeiter-Produktivität: Teilen Sie den Umsatz durch die geleisteten Arbeitsstunden und Sie erhalten die Mitarbeiterproduktivität. Wenn Sie Ihre Zielproduktivität kennen, können Sie anhand der Umsatzerwartung des Tages klar ableiten, wie viele Mitarbeiter Sie an diesem Tag brauchen und somit die Mitarbeitereinteilung optimieren. 
  

• Umsatz pro Gast: Diese Kennzahl sagt viel aus über die Qualität des Service: Zusatzverkäufe und eine aufmerksame Gästebetreuung haben einen direkten Einfluss auf das Geschäftsergebnis. „Wollen Sie noch eine Apfeltasche dazu“ sagt sicher vielen etwas. 
  

• Umsatz pro Öffnungstag: Den Umsatz pro Öffnungstag erhalten Sie, indem Sie den Gesamtumsatz durch die Anzahl der Öffnungstage teilen. Eine detaillierte Tag-für-Tag Analyse ermöglicht es herauszufinden, welche Öffnungstage besonders erfolgreich sind und an welchen Tagen Sie eventuell noch mehr Servicekräfte einplanen sollten bzw. umgekehrt weniger Mitarbeiterkapazitäten brauchen.
  

• Personalkosten in %: Teilen Sie die Personalkosten durch den Gesamtumsatz und Sie erhalten die Personalkosten in Prozent. Tendenziell kann man sagen, dass im Gaststättengewerbe niedrige Warenkosten mit geringem Convenience-Grad und hohe Personalkosten durch mehr Eigenleistung einhergehen. Und natürlich auch umgekehrt. 
  

• Personalfluktuation: Diese Kennzahl verfolgt, wie häufig Mitarbeiter Ihren Betrieb innerhalb eines bestimmten Zeitraumes verlassen. Die Fluktuationsrate (%) erhält man, indem man die Anzahl der freiwilligen Abgänge durch den durchschnittlichen Personalbestand der Periode teilt und dann mit 100 multipliziert. 

Dienstplan nach geplanter Auslastung oder anderen Kriterien planen? Nutzen Sie die Kennzahlen aus anderen Systemen, um optimale Dienstpläne auszuarbeiten. Kennzahlen helfen den Einsatzplan zu auszuarbeiten bzw. zu optimieren. Wenn Sie den geplanten Umsatz für einen Tag kennen sowie die Information zur Hand haben, dass eine Servicekraft eine bestimmte Anzahl an Kassenbons managen kann, dann wissen Sie, wie viele Teammitglieder Sie an diesem Tag brauchen werden. Natürlich ist es noch besser, wenn Sie diese Details auf die verschiedenen Tageszeiten herunterbrechen können. 

Sie können diese Informationen natürlich per Hand bzw. im Kopf berechnen. Aber viel einfacher ist es, sich auf digitale Lösungen zu stützen, die die Kennzahlen in Echtzeit zur Verfügung stellen. Sie ermöglichen Ihnen, optimierte Dienstpläne zu schreiben und das Risiko einer Unterbesetzung oder einer Überbesetzung in Schach zu halten. 

Vorlage digitaler Gastronomie-Dienstplan

Wir haben es für Sie ausprobiert und einen Musterdienstplan für einen Beispiel Bistro mithilfe von Skello in nur wenigen Minuten erstellt: 

1) Im ersten Schritt erfassen wir die Mitarbeiter mit der jeweiligen Anzahl an Wochenstunden laut Arbeitsvertrag. Dieser Schritt ist nur bei der ersten Dienstplanerstellung notwendig. Später müssen nur mehr Zugänge bzw. Abgänge erfasst werden.  

Unser Bistro hat 9 Mitarbeiter, 7 Festangestellte, davon 3 Teilzeitkräfte und 2 Studenten zur Aushilfe: 

• Martina - 40h/Woche
• Daniel - 40h/Woche
• Andrea - 40h/Woche
• Claudio - 40h/Woche
• Julia - 30h/Woche
• Anton - 20h/Woche
• Julian - 20h/Woche
• Moritz -12 h/Woche
• Vanessa - 12h/Woche

2) In einem zweiten Schritt übersetzen wir den Personalbedarf in Schichten

Das Bistro ist von Dienstag bis Samstag geöffnet, jeweils von 9h00 bis 23h00, Sonntag & Montag sind Ruhetage, Freitag und Samstag sind die stärksten Tage. 

Auch dieser Arbeitsschritt ist nur bei der ersten Erstellung des Schichtplanes notwendig. Das Template kann dann jede Woche wieder verwendet werden. 

Der Arbeitsaufwand unseres Bistros teilt sich wie folgt auf: 

Küche

• 1 Person - 10h-22h
• 1 Person – 17-23h (Fr + Sa)

Service

• 1 Person – 11h30-22h00
• 1 Person – 17h00-23h
• 1 Person – 18h-22h (FR+SA)

Bar

• 1 Person - 11h-22h
• 1 Person – 16-23h (Fr + Sa)

3) Dritter Schritt: Schichten mit Personal belegen 

Nun ist es so weit, die Schichten können mit Mitarbeitern belegt werden. Wir empfehlen, mit den festangestellten Vollzeitkräften zu beginnen und dann die Teilzeitkräfte einzuteilen und zuletzt – wenn notwendig - mit den Aushilfen aufzufüllen. Der online Dienstplaner warnt Sie direkt, sollte ein Teammitglied schon über der vereinbarten Wochenarbeitszeit sein oder eine geplante Abwesenheit haben. Zusätzlich können Sie auch auch eine Vorlage für Ihren wöchentlichen Dienstplan erstellen und zukünftige Dienstpläne mit Hilfe unseres ‘Smart Planners’ automatisch mit einem Klick generieren - alle Restriktionen und Verfügbarkeiten werden natürlich von unserer Technologie berücksichtigt.  Arbeitnehmer können sich auch pro-aktiv für Schichten bewerben bzw. diese tauschen – dann füllt sich der Einsatzplan sogar automatisch 😊. 

Et Voilà, it’s done! Der Plan ist fertig und steht allen Mitarbeitern digital zur Verfügung, per App oder Online!

Neugierig geworden? Dann fordern Sie doch eine Live-Demo von Skello an!

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‍Skello für die Gastronomie: Ihre Mitarbeiter werden Sie lieben

Der lange als lästig angesehene Dienstplan mausert sich immer mehr zu einem zentralen Tool der Erfolgssteuerung für Gastro-Unternehmen.  Dienstpläne haben erheblichen Einfluss auf die Zufriedenheit der Mitarbeiter und der Gäste, aber auch auf den Umsatz und die Personalkosten. Ein guter Dienstplan kombiniert Menschlichkeit und Wirtschaftlichkeit. Und mit der Unterstützung von Skello wird die Personalverwaltung zu einer angenehmen, wertschöpfenden und strategischen Routine.