Halten Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter im Blick

Führen Sie in Ihrem Unternehmen noch Stundenzettel, die händisch durchgereicht und unterschrieben werden müssen? Oder haben Sie bereits ein spezielles Tool, das Sie zur Arbeitszeiterfassung verwenden können? Das Tracking von Arbeitsstunden ist für ein Unternehmen essenziell. Es zeigt an, wie viel Zeit in welche Projekte und Tätigkeiten fließt, hilft dadurch bei der Abrechnung und ist gleichzeitig eine Anzeige für all das, was noch optimiert werden kann. Schade, wenn die Zeiterfassung kompliziert ist, nicht zuverlässig arbeitet oder erst gar nicht nachverfolgbar ist, ob Mitarbeitende im angegebenen Zeitraum tatsächlich anwesend waren. Damit solche Probleme in Ihrem Unternehmen kein Thema mehr sind, haben wir mit unserer Zeiterfassung via App ein neues, innovatives Tool geschaffen. Mit Skello heben Sie das Zeitenmanagement auf ein neues Level. Ganz ohne komplizierte Anwendungen, lästiges Papierchaos und Co.

Es gibt viele verschiedene Methoden zur Erfassung der Arbeitszeit. Von der mechanischen Stempeluhr über den klassischen Papierzettel bis hin zur elektronischen Erfassung durch Terminals haben sich mit der Zeit einige unterschiedliche Arten entwickelt. Leider ist keine davon wirklich praktisch. Während für die einen stets eine spezielle Stempelkarte notwendig ist, erfordert die andere ein hohes Maß an bürokratischem Aufwand. Das geht einfacher. Was haben Sie und Ihre Mitarbeiter jeden Tag nahezu rund um die Uhr dabei?

Richtig – das Smartphone. Seit vielen Jahren ist es ein täglicher Begleiter, sowohl in der Freizeit als auch bei der Arbeit. Deshalb haben wir es einfach in die digitale Zeiterfassung einbezogen. Die Skello App löst Stechuhr und Stundenzettel ab und macht es Ihnen und Ihren Mitarbeitern einfacher. Mit ihr wird die Zeiterfassung zuverlässig, sicher und kontrollierbar. Wie? Ganz easy:

Diese Funktionen wirken sich im Unternehmen auf viele Bereiche aus. Die praktische Zeiterfassung via App spart Zeit und bürokratischen Aufwand – und zwar nachhaltig. Denn während die Buchhaltung für die Lohnabrechnung bisher alles manuell zusammenfügen musste, erledigt das nun Skello für Sie.

Gehen wir einmal den Tag eines Arbeitenden in Ihrem Unternehmen durch. Stellen wir uns Kim vor. Kim wacht morgens auf, frühstückt und schaut zur Überprüfung ihres Dienstplans auf dem Handy in ihre Skello App. Dort wird ihr angezeigt, dass ihre Schicht um 08:30 startet. Jetzt aber schnell – spät dran heute. Auf dem Weg zur Arbeit läuft alles schief, Kim steht im Stau und verspätet sich. Ihre Chefin bekommt das direkt mit, denn die App zur Zeiterfassung meldet ihr aufgrund der spezifisch festgelegten Regeln, dass Kim die zulässige Verspätungszeit überschritten hat. Das kann mal passieren. Dank der übersichtlichen Darstellung in der App weiß die Chefin nämlich direkt: Das ist eine absolute Ausnahme, normalerweise ist Kim immer pünktlich.

Endlich im Unternehmen angekommen, öffnet Kim die Skello Zeiterfassungs-App und loggt sich mit ihrer PIN ein – ganz eigenverantwortlich. Zur Validierung der Anwesenheit befindet sich am Eingang zur Station ein Tablet. Mit einer Unterschrift kann Kim sich wortwörtlich im Handumdrehen validieren und ihre Schicht beginnen. Die Zeiterfassung in der App ist stets synchron, sodass Kims Chefin stets sehen kann, ob, wie lange und wann Kim arbeitet. An diesem Tag ist viel los und Kim hat kaum eine freie Minute. Trotzdem darf eine Pause nicht fehlen. Je nach Bedarf kann die Zeiterfassungs-App Kim daran erinnern, ihre Pausenzeiten einzuhalten. Ein paar Minuten Ruhe und schon kann sie mit vollen Akkus wieder durchstarten. Am Ende des Arbeitstages stoppt sie in der App die Zeiterfassung. So angenehm kann das Tracking der Arbeitszeiten mit Skello sein.

In den meisten Systemen läuft die Arbeitszeiterfassung separat ab. Es ist ein eigenes System, dessen Inhalte für Buchhaltung, Dienstpläne und Co. in andere Tools übertragen werden muss. Das ist mit viel Zeit und Geduldsarbeit verbunden. Außerdem passieren bei der Übertragung häufig Fehler. Dienstpläne stimmen nicht mit den erfassten Arbeitszeiten überein, Verspätungen werden nicht in die Lohnbuchhaltung einbezogen und auch ein spontaner Schichtwechsel muss manuell nachgetragen werden. Wäre es nicht viel einfacher, wenn all das live in einer einzigen Anwendung möglich wäre? Ja! Und genau so funktioniert Skello.

Die App zur Arbeitszeiterfassung ist mit dem Unternehmenskonto verbunden. Darüber können Dienstpläne, Urlaubsanträge, Kommunikation und Lohnabrechnung stattfinden. Während es früher für alles verschiedene Programme gab, ist das nun ganz einfach mit nur einem Tool möglich. Alles an einem Ort vereint – ohne komplizierte Datenübertragung. Dadurch sparen Sie Zeit und bieten Ihren Mitarbeitern digitale Arbeitszeiterfassung sowie damit verbundene Dienstpläne. Wer greift da schon gern zum Zettelchaos?

Jedes Unternehmen ist einzigartig, hat eine eigene Philosophie und ein anderes Arbeitszeitmodell. Viele Systeme zur Zeiterfassung sind nicht auf individuelle Begebenheiten zugeschnitten. Unsere Zeiterfassungs-App ist anders. Sie kann von Ihnen auf die Bedürfnisse und Anforderungen in Ihrem Unternehmen angepasst werden. Statt eines starren Systems haben wir eine Zeiterfassung mit vielen Extras entwickelt. Sie können einerseits gesetzliche Vorgaben berücksichtigen und andererseits eigene Regularien einbeziehen. Das gilt sowohl für die Dienstplanung als auch für die Erfassung der Arbeitszeiten. Außerdem legen Sie selbst fest, ob und welche weiteren Mitarbeiter auf diese Einstellungen zugreifen können.

Sie machen die Regeln, Sie haben alles im Blick. Natürlich ist Vertrauen gut – aber an manchen Stellen ist Kontrolle einfach notwendig. Mit Skello konstatieren Sie selbst, inwieweit Ihre Angestellten kontrolliert werden können und in welchem Umfang sie eigenverantwortlich Arbeitszeiten erfassen können.

Der Arbeitsmarkt ist in viele verschiedene Branchen unterteilt. In welcher ist Ihr Unternehmen angesiedelt? Vom Gesundheitsbereich über die Gastronomie bis hin zur Modebranche – jede Domäne hat eigene Ansprüche an die Arbeitszeiterfassung. Sie alle teilen jedoch meist eine Eigenschaft: Es gibt Dienstpläne für die Schichtarbeit. Insbesondere in Gastronomie und Hotellerie ist es für die Kundenzufriedenheit wichtig, dass an jedem Punkt möglichst schnell reagiert werden kann. Wenn bei der Dienstplanung etwas schiefgelaufen ist, bildet sich das leider vorwiegend in der Arbeitsleistung ab. Stehen normalerweise drei Barkeeper hinter der Bar – einer für das Cocktailshaken, der andere zum Zapfen und der dritte für Softdrinks und Weine –, funktionieren alle Abläufe ideal. Sie greifen wie Zahnräder ineinander. Alle Getränke werden pünktlich an den Service übergeben, kein Kunde muss warten. Wurde in der Planung jedoch ein Urlaub übersehen und es fehlt eines der Zahnräder, ist das Chaos vorprogrammiert.

Mit Skello gehen Sie solchen Szenarien von nun an aus dem Weg. Die Zeiterfassungs-App ist direkt an das zugehörige Nutzerkonto Ihres Unternehmens angeschlossen, in dem die Dienstpläne festgelegt werden. Auch Urlaubsplanung und andere Abwesenheiten werden hier registriert. Kommt es beim Aufstellen der Schichtpläne zu Überschneidungen oder Unterbesetzungen, meldet Skello dies sofort. Und falls Ihre Angestellten einmal die Schichten tauschen möchten? Dann können Sie dies ganz einfach via App tun – Sie müssen nur online bestätigen und schon ist der Dienstplan angepasst.

Für einen reibungslosen Arbeitsablauf und Schichtwechsel ohne Unterbrechungen ist die Dienstplanung ein essenzieller Part. Mit Skello optimieren Sie diese Vorgänge und haben einen zuverlässigen Partner an Ihrer Seite. Die Zeiterfassungs-App ist sozusagen Ihr neuer Mitarbeiter, wenn es um Lohnabrechnung und Co. geht. Was früher in Papierform oder via Mail von Schreibtisch zu Schreibtisch gewandert ist, wird nun in der App oder auf der Desktop-Oberfläche einfach weitergereicht – ohne Umwege.