Digitalisierung für Apotheken und Arztpraxen: Hot Trends und Ideen für Ihr Business

Das Thema Digitalisierung im Gesundheitswesen, vor allem im Bereich der Apotheken und Arztpraxen, ist in den letzten Monaten stark in den Fokus gerückt. Viele haben zu Unrecht den Eindruck, dass sich hier nicht viel tut. Das liegt vor allem daran, dass sich viele Digitalisierungsprozesse im Backoffice abspielen und auf die Produktivität abzielen und für den Endverbraucher nicht immer direkt sichtbar sind, wie z.B. einen digitalen Dienstplan erstellen oder aber auch automatische Bestellprozesse für Medikamente. Dazu kommen Verspätungen und Schwierigkeiten bei den staatlich initiierten Digitalisierungsmaßnahmen eRezept und digitale Patientenakte ePA. Aber die Möglichkeiten der digitalen Transformation für niedergelassene Ärzte und Apotheker sind sehr viel weitläufiger. Was sind die neuesten Trends und Ideen im Bereich Digitalisierung von Apotheken und Arztpraxen?  Und wie unterstützt Skello die Gesundheitsbranche in diesem Bereich? 

Apotheken Digitalisierung – mehr Zeit für Patienten haben

Die Arztpraxis ins digitale Zeitalter bringen

Skello Health – der digitale Dienstplaner für die Apotheke & Arztpraxis

Apotheken Digitalisierung – mehr Zeit für Patienten haben 

In den meisten Offizinen laufen heute schon viele Prozesse digital ab, doch hat sich die Digitalisierung bisher vor allem in den Kulissen abgespielt und ist für die Kunden nur indirekt spürbar: Warenwirtschaftsprogramme, Datenbanken oder Nachschlagewerke. 

Fast drei Viertel der Patienten googeln vor einem Arztbesuch und über die Hälfte, nachdem sie beim Arzt waren. Und dann brauchen Sie eine Apotheke. Eigentlich eine riesige Chance! 

Allerdings gaben vor der Pandemie nur rund 11% der Apotheken an, eine Digitalisierungsstrategie zu haben. Das hat sich hoffentlich geändert. Wir haben uns 4 Digitalisierungstrends für Offizine angesehen: Marketing, Logistik, Kundenberatung & Personaleinsatz. Die aktuell viel kommentierten Themen eRezept und ePA haben wir links liegen gelassen. 

Marketing in der Apotheke – von traditionell zu digital

In letzten 2 Jahren kam es zu einem großen Sinneswandel im Pharmamarketing: Inzwischen stehen 81% der Apothekenbesitzer dem Digitalen Marketing aufgeschlossen gegenüber, aber 80% meinen auch, dass es einen großen Nachholbedarf gibt (aposcope). So haben die meisten Offizine inzwischen zwar eine Website; aber ehrlich gesagt reicht eine veraltete Webseite und ein Facebook-Account mit 3 Posts pro Jahr nicht aus, um digital sichtbar zu werden. 

Für viele Pharmazeuten bleiben die Möglichkeiten des (online) Marketing ein Buch mit sieben Siegeln: Blogartikel, Social Media, Online-Werbung, Newsletter, aber auch In-Store Lösungen wie digitale Sicht- oder Freiwahl können die Zahlen in den Offizinen dynamisieren. 

Aber schlussendlich geht es darum, endlich nicht mehr mit der Apotheke von nebenan austauschbar zu sein und sich lokal gegen die Big Player zu etablieren. Da kommen Spezialisierung (Junge Mütter, Diabetes, Allergiker…) und starker lokaler Bezug ins Spiel. Man könnte es auch Personal Branding für Apotheken nennen. Digitales Marketing: Mehr Kunden in Ihrer Apotheke, mehr Kunden im Internet.

Logistik (200)

Die Logistik hin zur Apotheke ist schon seit Langem digitalisiert, hier werfen wir einen Blick auf die Last Mile Logistik: Wie kommt das Medikament von der Pharmazie zum Klienten? Über den Ladentisch, Click & Collect, Call & Collect, Versand oder Lieferdienste? Die Frage sollte nicht sein, was ist die beste Option, sondern welche Kombination passt am besten zu den Bedürfnissen meines Kundenstammes, um sich dann Multikanal aufzustellen. 

• Call & Collect: Der Kunden ruft bei der Apotheke an, gibt seine Verordnung telefonisch durch und holt die Medikamente ab. 
• Click & Collect: Der Kunde überträgt die Bestellung/Verordnung elektronisch und holt die Arzneimittel selbst ab. 
• Botendienst: Die meisten Pharmazien bieten ja schon seit langem Boten oder Lieferdienste an. Entweder mit eigenem Personal oder aber in Zusammenarbeit mit Spezialisten. Botendienste sind ein lokaler Service im nahen geografischen Einzugsgebiet der Apotheke. 
• Versand: Hat man einmal seine Versanderlaubnis, kann Apothekenversand bundesweit angeboten werden. 

Multikanal ist eine große Chance für lokale Pharmazeuten: Denn sollte etwas im online Prozess schief laufen, kann der Patient noch immer in der Apotheke anrufen oder vorbeikommen. Diesen Service können die großen Internetplayer nicht anbieten!

Kunden werden weiterhin in die Apotheke kommen, auch wenn die Frequenz sinken wird; in besonderen Lebenssituationen (akute Infektion, Bewegungseinschränkung durch Unfall…) wird auch der kontaktfreudigste Kunde gerne auf den Botendienst oder Versand zurückgreifen. Oder aber schnell die Medikamente auf dem Nachhauseweg von der Arbeit abholen, ohne lange warten zu müssen. 

Täglich 10 bis 20 Bestellungen für Botengänge oder Call & collect manuell zu erfassen ist machbar, die aktuelle Situation hat aber gezeigt, dass wesentlich höhere Frequenzen durch automatisierte Bestellvorgänge ressourcenschonender zu bewältigen sind. 

Digitale Prozesse ermöglichen in diesem Zusammenhang

• den Kunden zu informieren, ob das Medikament/Produkt lagernd ist bzw. wann es zur Verfügung stehen wird
• den Kunden wissen zu lassen, wann steht die Bestellung zur Abholung bereitsteht
• den Abhol- bzw. Lieferprozess durch Online-Zahlung bei Bestellung zu verkürzen. Als angenehmer Nebeneffekt verringert die Online-Zahlung auch die No-Shows, dh nicht abgeholte Bestellungen. 

Video-Beratung

Hätten wir uns vor einigen Jahren vorstellen können, vertrauliche Bankgespräche per Chat oder Video zu führen? Oder aber auch Arztgespräche? Und trotzdem ist es heute gang und gäbe. Apotheken können sich davon direkt inspirieren.

Persönliche Beratung ist eine der Kernaufgaben der Apotheker. Videoberatung überträgt diesen persönlichen und vertraulichen Kontakt auf digitale Ebene. Es ist auch die perfekte Ergänzung zu Collect & Lieferservices, da vorher abgeklärt werden kann, ob es Fragen gibt oder ob der Kunde noch weitere Produkte benötigt. Oder aber auch nach der Lieferung kann der Apotheker dem Klienten die Arzneimittel erklären und offene Fragen beantworten.  Neben der Beratungsfunktion sind diese Gespräche der optimale Moment, um den Warenkorb zu erhöhen. Denn in der analogen Welt führen 18% der Verordnungen zu weiteren Käufen, die vom Apotheker empfohlen wurden.  Solche Raten sind bei digitalen „andere Kunden haben auch das Produkt“ gekauft“ Empfehlungen nur schwer zu erreichen!

Neben der individuelle Videoberatung gehen manche Apotheken noch weiter. So testet eine Apothekengruppe in Frankreich z.B. Live-Shopping: der Apotheker erklärt und promotet Apothekenkosmetik oder andere nicht verschreibungspflichtige Produkte live über soziale Medien. Ein bisschen wie das gute alte TV Shopping, nur eben aus der Apotheke 😉. 

Automatische Dienstplanerstellung 

Egal ob eine kleine Apotheke im ländlichen Raum mit weniger als 10 Mitarbeitern oder ein Apothekenverbund mit mehreren Standorten, alle profitieren von einer automatischen digitalen Dienstplanerstellung. Denn leider sind Apotheken keine Ausnahme und haben wie auch viele andere Akteure im Gesundheitswesen mit Fachkräftemangel und Dienstplanschwierigkeiten zu kämpfen. 

Pharmazeuten haben eine unverzichtbare Beratungsfunktion im Gesundheitssystem und stehen ihren Kunden, die sich ihnen anvertrauen, oft sehr nahe. Da ist es wichtig, so viel Zeit wie möglich mit den Kunden verbringen zu können, anstatt an Dienstplänen zu feilen und Lösungen im letzten Augenblick zu finden, sollte ein Mitarbeiter ungeplant ausfallen. 

Digitalisierte & automatisierte Dienstpläne – mit spezialisierten Softwarelösungen für Apotheken (wie zB Skello Health) ermöglichen:

- Mitarbeitereinsatz im Handumdrehen effektiv zu planen

- sich keine Gedanken um gesetzliche Regelungen & Arbeitszeiterfassung machen zu müssen

- eine reibungslose Kommunikation mit den Mitarbeitern.

Moderne digitale Dienstplanlösungen sind in wenigen Arbeitsschritten in Kürze aufgesetzt und sparen jede Woche mehrere Stunden Aufwand, die nun anderweitig eingesetzt werden können. Vielleicht sogar, um weitere Digitalisierungsschritte in Ihrer Apotheke anzustoßen 😉!

Aber Achtung, Digitalisierung ist kein Wunderheilmittel für schwächelnde Prozesse. Erfolgreich digitalisieren kann man in Apotheken nur, indem man erfolgreiche analoge Prozesse auch digital umsetzt. D.h., eine Apotheke wird nicht nur durch die technische Möglichkeit Videoberatung anzubieten, plötzlich Weltmeister in der Kundenberatung! Das muss sie schon vorher gut können bzw. den Videoservice mit entsprechenden Schulungen und Konzepten begleiten, damit dieser zum Kundenhit wird!

Die Arztpraxis ins digitale Zeitalter bringen 

Auch in den Praxen verspricht die Digitalisierung (manuelle) Prozesse zu vereinfachen und zu automatisieren und so mehr Zeit für die Patientenbetreuung zu schaffen. Aber in vielen Praxen läuft alles noch sehr analog ab, vieles wird doppelt und dreifach erfasst und dann wieder vernichtet. Das kann man heute doch besser machen! 5 Inspirationen, von denen die ganz einfach umzusetzen sind, über Must-haves oder die verpflichtenden digitalen Services bis hin zu futuristisch anmutenden Ideen, um deutsche Ordinationen ins digitale Zeitalter zu katapultieren. 

E-Rezept 

Das E-Rezept ist ein Teil der Digital-Reform des deutschen Gesundheitswesens. Ende Oktober 2020 angekündigt, wird das eRezept seit Juli 2021 getestet, um das rosa Rezept zu ersetzen. Aktuell noch immer in der Testphase, verspricht das E-Rezept höhere Verordnungssicherheit und vereinfachte Kommunikation: Der Arzt erfasst die Verordnung digital, überträgt diese an den Klienten, der das Rezept in der Apotheke einlösen kann. 

Idealerweise hat der Patient ein Smartphone mit der E-Rezept App, um voll digitalisiert zu seinen Medikamenten zu kommen. Sollte dies nicht Fall sein, kann das eRezept vom Arzt ausgedruckt werden und ist mit einer Art QR Code und digitaler Signatur des Arztes ausgestattet. Damit kann das Rezept dann einfach in der Apotheke eingelöst werden. 

Die elektronische Patientenakte ePA 

2021 gestartet, sollten seither eigentlich alle Vertragsärzte auf Wunsch des Patienten die elektronische Patientenakte (ePA) unterstützen können. Die elektronische Patientenakte verspricht, alle persönlichen medizinischen Dokumente und Informationen an einem Ort zu sammeln und, wenn gewünscht, den Fachkräften des Gesundheitswesens zur Verfügung zu stellen. Der erleichterte Austausch von Dokumenten soll zu einer verbesserten Behandlungsqualität führen und auch Doppeluntersuchungen vermeiden. Allerdings kommt es bei der Einführung der ePA aufgrund mangelnder Ausstattung und datenschutzrechtlichen Problemen zu Verzögerungen.

Online-Terminmanagement 

Niemand hat Lust, ewig in der Warteschleife zu hängen, bis man endlich telefonisch einen Arzttermin ausmachen kann. Und auch noch mit schlechtem Gewissen, da dies oft während der regulären Arbeitszeit geschehen muss: Immer mehr Menschen bevorzugen Ärzte, die Online-Terminvergabe anbieten und die Terminvereinbarung somit 24/7 erreichbar ist. Laut apobank und statista (2018) bietet nicht einmal jeder fünfte Mediziner die Möglichkeit, Termine online zu buchen. Eine unverständlich geringe Nutzungsrate, vor allem wenn man in Betracht zieht, dass eine Sprechstundenhilfe bis zu 3 Stunden täglich damit verbringt, Termine zu vergeben und zu verschieben. 

Online-Terminvergabe ist eine einfach umzusetzende Lösung, die sofort Zeit für andere Aufgaben freischaufelt, die Patienten zufriedenstellt und auch das Nichteinhalten von Terminen mit Terminerinnerungen per SMS oder E-Mail stark verringern kann.  

Ein nicht eingehaltener Termin ist nicht nur ein Geschäftsentgang, sondern vor allem eine Chance weniger für einen anderen Patienten, schneller Hilfe von seinem Arzt zu erhalten. Online-Terminvergabe ist kurz gesagt ein geniales Optimierungs- und Marketinginstrument für Arztpraxen. 

Digitalisierung der Dienstpläne 

Arztpraxen in Deutschland sind sehr unterschiedlich: Einzelpraxis, Praxisgemeinschaft oder Gemeinschaftspraxen und Gesundheitszentren. 

Oft arbeiten Arzthelferinnen, Sprechstundenhilfen und andere medizinische Fachangestellte für mehrere Ärzte gleichzeitig, dazu kommen Vertretungen sowie geplante und ungeplante Abwesenheiten. Diese Vorgabe machen die Dienstplanerstellung und Arbeitszeiterfassung in Ordinationen besonders vertrackt und kniffelig. Software-Lösungen können aus komplexen Planungsvariablen und individuellen Regeln der Praxis im Handumdrehen und fast auf Knopfdruck einen passenden Dienstplan erstellen, der auch individuelle Wünsche der Mitarbeiter mit einbezieht. 

Digitale Dienstplanlösungen für Praxen bieten auch digitale Zeiterfassung und Anbindung an das Lohnbuchhaltungssystem an, sodass diese Daten nicht mehr manuell erfasst und übertragen werden müssen. 

Online-Dienstplanungslösungen verringern den manuellen administrativen Aufwand der Personalverwaltung von Arztpraxen. Zeit, die direkt die primäre Aufgabe der Ärzte und Praxen zugutekommt: Patientenbetreuung. 

Videosprechstunde 

Keine Anfahrtswege mehr, Wegfall der Zeit im Wartezimmer, verringerte Ansteckungsgefahr oder auch Zugang zu Ärzten die geographisch weit entfernt sind. All das sind Gründe, warum Videosprechstunden gerne genutzt werden und das auch nach Ende der Pandemie. 

Videokonsultationen können rasch und unkompliziert klären, ob ein „normaler“ Arztbesuch überhaupt notwendig ist und somit unnötige Konsultationen vermeiden. Auch können heute Verschreibungen, Folgeverschreibungen und Krankschreibungen unter bestimmten Konditionen über Telekonsultationen erfolgen. Obwohl weit mehr als ein einfacher Videocall via Whatsapp oder Skype, so braucht es nur wenige technische Voraussetzungen, um Videosprechstunden in seiner Praxis einzuführen: 

• PC/Laptop oder Tablet
• Webcam und Mikrofon
• Gute Internetverbindung
• Anbieter für Videosprechstunden
  
  

Von der Videosprechstunde zum virtuellen Behandlungszimmer: Telemedizinkabinen  

Viele Konsultationen können problemlos in einer „normalen“ Videosprechstunde abgehalten werden, haben aber die Einschränkung, dass der Arzt den Patienten nicht untersuchen kann bzw. keine Vitalwerte wie Blutdruck, Körpertemperatur oder auch Gewicht messen kann. 

Telemedizin-Kabinen ermöglichen, diese Einschränkungen zu umgehen. Diese Kabinen sind mit den wesentlichen Geräten einer Arztpraxis ausgestattet und können vom Patienten selbständig verwendet werden: Blutdruckmesser, Thermometer, Stethoskop, Otoskop, Waage, Dermatoskop, Oximeter oder auch ein Spirometer Die Kabinen sind vernetzt und leitet alle Messdaten direkt an den Arzt weiter. So kann der Arzt eine detaillierte Anamnese und Untersuchung des Patienten vornehmen. 

Ursprünglich entwickelt, um medizinischen Wüsten entgegenzuwirken, finden die Kabinen auch Ihren Platz in Apotheken, Supermärkten oder Geschäften, Seniorenheime und Altenpflegeeinrichtungen sowie in Gesundheitszentren. 

Digitale Transformation für Arztpraxen ist keine Modeerscheinung. Die Zahlen sprechen für sich:  Das Angebot digitaler Services wird immer mehr zum Auswahlkriterium bei der Wahl des Arztes und somit zu einem entscheidendem Wettbewerbsfaktor.

Skello Health – der digitale Dienstplaner für die Apotheke & Arztpraxis 

Skello wurde entwickelt, um die komplexen Aufgaben der Steuerung und Dienstplanung von Mitarbeiterteams branchenübergreifend zu vereinfachen. Im Gesundheitswesen gibt es aber viele branchenspezifische Vorgaben und Problematiken, da oft im Schichtbetrieb gearbeitet wird: Tagesschichten, Nachtschichten, Bereitschaftsdienst, Notdienst usw. Die daraus resultierenden rollierenden Schichtpläne führen dazu, dass über mehrere Wochen hinweg jeder Arbeitnehmer eine andere Arbeitswoche erlebt. Das kann in einer Apotheke z.B. so aussehen

• Apothekenhelfer haben zwei typische Arbeitswochen: A und B
• Apotheker haben eine Abfolge von 3 verschiedenen Wocheneinsatzplänen: A, B und C
• Kassenkräfte können bis zu vier verschiedene Wochentypen haben: A, B, C und D

Skello Health ist die Antwort auf die besonderen Anforderungen des Gesundheitssektors und bietet insbesondere Apothekern & Ärzten eine maßgeschneiderte Lösung zur digitalen Dienstplanerstellung und Personalverwaltung.

Skello Health hilft bei der Verwaltung der Dienstpläne und des Personals und ermöglicht allen Teams im Gesundheitswesen ein rotierendes Schichtsystem einfach zu organisieren und bietet: 

• Eine einfache Ansicht der wöchentlich geplanten Stunden für jeden Mitarbeiter
• Kontrolle der Schichten direkt in der Mitarbeiterdatei, auf einer speziellen Seite mit den Vertrags- und Lohndaten.
• Steuerung der Teams über einen Dienstplan, der alle Schichtvorgaben berücksichtigt und rollierende Schichten unterstützt. 
• Übersicht der geplanten und geleisteten Arbeitsstunden
• Eine automatische Berechnung von Stunden und Lohnvariablen auf Basis der geleisteten Arbeitsstunden.
• Kein händisches Nachfassen mehr über eine zusätzliche Excel-Datei.

Mit Skello organisieren Sie die Dienstpläne mit einem Klick, verschicken sie per SMS und stellen sicher, dass sie mit den verschiedenen Tarifverträgen übereinstimmen. Maßgeschneidert für den Gesundheitssektor bringt diese automatisierte Planungslösung das Pflegepersonal näher zusammen und verringert die organisatorischen Schwierigkeiten. Mit ihrer Hilfe kann jede Apotheke und Praxis wöchentlichen Schwankungen des Stundenvolumens optimieren und sich so weiterhin zu 100 % der Gesundheit ihrer Kunden widmen.