Wie lange muss die Ruhezeit zwischen Schichten sein? | Guide für Personalplaner

Eines der wichtigsten Aspekte bei der Dienstplanung im Schichtbetrieb ist die Einhaltung der gesetzlich festgelegten Ruhezeiten. Diverse Streitfälle haben in der Vergangenheit gezeigt: Versäumen Personalplaner die Einhaltung und Aufzeichnung der nötigen Ruhezeit, können hohe Strafen drohen. Wir haben aufgelistet, was Sie sich zum Thema Ruhezeit unbedingt merken sollten, um Fauxpas zu vermeiden und sicherzustellen, dass Ihr Team fit zum Dienst erscheint.

Arbeitszeitgesetz: Ruhezeit ist ein Muss

Ruhezeiten sind laut deutschem Gesetz fester Bestandteil der Arbeitszeitgestaltung. So ist im §5 des Arbeitszeitgesetzes alles wichtige zum Thema Ruhezeiten festgelegt. Bevor Sie bei Ihrer Personaleinsatzplanung also den Stift aus der Hand legen, sollten Sie überprüfen, ob die gesetzliche Ruhezeit im Dienstplan für jeden Mitarbeiter berücksichtigt wurde.

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Die gesetzliche Ruhezeit ist wie folgt festgelegt:

Grundsätzlich muss nach Ende der täglichen Arbeitszeit eine Ruhezeit von mindestens 11 Stunden am Stück eingehalten werden können.

Das bedeutet für Dienstplaner: Zwischen Arbeitsende und Arbeitsbeginn muss im Dienstplan eine mindestens 11-stündige Ruhezeit vermerkt sein.

Achtung: Wird nach Arbeitsende und während der Ruhezeit die Arbeit wieder aufgenommen (z.B. durch kurzes Einspringen, Annehmen von Telefonaten, Beantworten von E-Mails etc.), fängt die Ruhezeit laut Gesetz wieder von vorne an.

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Ausnahme 1: Verkürzte Ruhezeit in bestimmten Branchen

In einigen Branchen ist auch eine Ruhezeit von 10 Stunden gesetzmäßig, wenn diese innerhalb eines Monats bzw. innerhalb von vier Wochen auf 12 Stunden ausgeglichen wird. Dazu zählen: 

• Krankenhäuser und andere Betriebe in der Pflege
• Bewirtungs- und Beherbergungsbetriebe
• Verkehrsbetriebe
• Der Rundfunk
• Betriebe in den Bereichen Landwirtschaft und Tierhaltung.

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Ausnahme 2: Einsatz bei Rufbereitschaft nach Dienstende in Krankenhäusern und anderen Einrichtungen zur Behandlung, Pflege und Betreuung von Personen

Sind Mitarbeiter nach Dienstende für die Rufbereitschaft eingeteilt und kommen währenddessen zum Einsatz, kann der Ausgleich der Ruhezeit auch später stattfinden. Allerdings trifft dies nur dann zu, wenn es sich um nicht mehr als die Hälfte der Ruhezeit handelt, sprich: 5.5 bzw. 5 Stunden.

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Ausnahme 3: längere Ruhezeit für Jugendliche

Von der Gastronomie, über die Pflege bis hin zum Handwerk: Viele Betriebe stellen Jugendliche unter 18 als Auszubildende oder Aushilfskräfte ein. Dabei ist auch beim Thema Ruhezeit das Jugendarbeitsschutzgesetz von zentraler Bedeutung. Denn das sieht vor, dass die Ruhezeit zwischen Arbeitsende und Arbeitsbeginn mindestens 12 Stunden betragen muss.

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Ausnahme 4: Tarifverträge mit anderen Regelungen zur Ruhezeit

Auch aufgrund anderweitiger Tarifverträge (bzw. Betriebsvereinbarungen, die auf Tarifverträgen beruhen) kann eine Abweichung der grundsätzlichen Regelungen zur Ruhezeit gesetzeskonform festgelegt sein. Wie in der Pflege betrifft diese Ausnahmeregelung vor allem die Anpassung der Ruhezeit im Falle von Rufbereitschaft. Diese Ausnahmeregelungen sind im §7 ArbZG festgelegt, wobei die Mindestruhezeit auch bei Tarifverträgen nicht weniger als 9 Stunden beträgt.

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Sonn- und Feiertage: Ruhezeiten und der Ersatzruhetag

Welche Ruhezeiten gelten für Unternehmen mit durchgehendem Schichtbetrieb, wenn an Sonn- und Feiertagen gearbeitet wird? Grundsätzlich muss bei der Dienstplanung daran gedacht werden, dass der Zeitraum zwischen 0 und 24 Uhr an gesetzlichen Feiertagen und Sonntagen allgemein als Ruhezeiten gelten.

Paragraph 9 des Arbeitszeitgesetzes gibt Klarheit für Betriebe mit wechselnden Tages- und Nachtschichten. Denn in diesem Fall darf die sog. Sonntagsruhe um 6 Stunden nach hinten oder nach vorne verschoben werden. (Achtung: Bei Kraftfahrern sind es nur 2 Stunden).

Für die Personalplanung sind im Hinblick auf die Arbeitszeitgestaltung folgende Punkte wichtig:

• Muss im Betrieb auch an Sonntagen gearbeitet werden, ist wichtig, dass betroffene Mitarbeiter an mindestens 15 Sonntagen im Jahr keinen Dienst zugeteilt bekommen.

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• Eine eventuelle erweiterte Ruhezeit zu Ostern, Weihnachten und anderen gesetzlichen Feiertagen sollte unbedingt im Voraus eingeplant werden, um auf den gesetzlich vorgeschriebenen Ausgleich zu achten.

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• Die gesetzlich vorgeschriebene Ruhezeit, die an Sonn- und Feiertagen durch den Dienst nicht eingehalten wird, muss durch einen Ersatzruhetag ausgeglichen werden

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So muss der Ersatzruhetag eingeplant werden:

• Bei Arbeit an Sonntagen: Der Ersatzruhetag darf höchstens 2 Wochen vor oder nach dem gearbeiteten Sonntag liegen.

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• Bei Arbeit an gesetzlichen Feiertagen: Der Ersatzruhetag darf höchstens 8 Wochen vor oder nach dem Feiertag liegen, an dem gearbeitet wurde. Achten Sie hier auf die in Ihrem Bundesland geltenden gesetzlichen Feiertage.

Wichtig: Außer diesem nötigen Ausgleich gelten dieselben Regelungen zur maximalen wöchentlichen und täglichen Arbeitszeit, Pausen und Ruhezeit nach Arbeitsende. Weitere wichtige Details zum Ausgleich bei der Arbeit an Sonn- und Feiertagen sind im §11 des Arbeitszeitgesetzes aufgelistet.

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Regeln zur Ruhezeit zwischen Früh- und Spätschicht

Ihr Team arbeitet in Rotation zwischen Früh- und Spätdienst? Dann wissen Sie, dass es nicht immer leicht ist, die Wünsche jedes Mitarbeiters zu berücksichtigen. Als besonders belastend gilt hierbei der Wechsel vom frühen auf den späten Rhythmus und umgekehrt. Kommen des weiteren Nachtschichten ins Spiel, kann der Biorhythmus schnell durcheinander gebracht werden, was sich oft negativ auf die Arbeitsleistung und die Stresstoleranz von Mitarbeitern auswirkt.

Deshalb ist es besonders wichtig, gesetzliche sowie gesundheitliche Aspekte bei der Dienstplanung von Personal im Schichtdienst zu berücksichtigen.

Gesetzlich gilt: Egal ob es sich um die Früh-, Spät- oder Nachtschicht handelt: Die oben genannte gesetzliche Ruhezeit zwischen Arbeitsende und erneuter Arbeitsaufnahme gelten grundsätzlich immer (11 bzw. 10 Stunden und ggf. ein Ausgleich bei verkürzter Ruhezeit bei Rufbereitschaft und in bestimmten Branchen, wie z.B. in der Gesundheitspflege). 

Das Arbeitszeitgesetz sieht allerdings auch vor, dass Verantwortliche bei der Gestaltung des Nacht- und Schichtdienst sieht auf arbeitswissenschaftliche Erkenntnisse achten (§ 6 ArbZG).

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Tipps für eine gesunde Schichtplanung

Die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) hat auf arbeitswissenschaftlichen Erkenntnissen beruhende Handlungsempfehlungen zur optimalen Schichtplanung inklusive Ruhezeiten veröffentlicht. Denn laut verschiedener Studien ist mittlerweile klar: Nacht- und Schichtarbeit belastet, auch wenn die gesetzliche Ruhezeit eingehalten wird. So sollten Personalplaner u.a. auf Folgendes achten:

• Einem Mitarbeiter sollten so wenig aufeinanderfolgende Nachtschichten wie möglich zugewiesen werden.

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• Nach einer Nachtschicht-Phase sollte die Ruhephase mindestens 24 Stunden betragen, um sich wieder in den Tagesrhythmus einzupendeln. Es empfiehlt sich also z.B. freie Tage nach Nachtschichten bzw. Nachtschichten vor einem freien Wochenende einzuplanen.

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• Am besten sollte immer zeitlich vorwärts rotiert werden, d.h.: bei Rotation lieber von der Frühschicht in die Spätschicht (und dann ggf. in die Nachtschicht) wechseln.

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• Schichtpläne sollten gut überschaubar und vorhersehbar sein. Geben Sie Ihren Mitarbeitern Zeit, sich auf die kommenden Wochen einzustellen.

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Ruhezeiten automatisch bei der Dienstplanung beachten: Die Skello App 

Besonders im Schichtbetrieb, im Falle von Rufbereitschaftsdiensten und bei einer Vielzahl an Mitarbeitern kann es schwierig sein, immer auf die Einhaltung aller Ruhezeiten zu achten. Und doch sind ausgeruhte Mitarbeiter der wichtigste Aspekt um den Betrieb am Laufen zu halten und einen Top-Service zu bieten. Sei es im Gesundheitswesen, in der Gastronomie, Hotellerie oder sonstigen Branchen, in welchen der menschliche Kontakt als zentraler Erfolgsfaktor gilt: Die Ruhezeit gehört fest zur Planung der Arbeitszeit dazu.

Skello macht es einfach, bereits bei der Erstellung Ihrer Dienstpläne auf die Einhaltung der nötigen Ruhezeit jedes einzelnen Mitarbeiters zu achten.

Unser Tool ermöglicht es:

• durch Voreinstellungen automatisch auf alle gesetzlichen Anforderungen zur Ruhezeit zu achten (z.B. spezifische Regelungen in Ihrer Branche).
• Ihre eigenen Parameter zur optimalen Ruhezeit einzustellen (z.B. angepasst an Ihre Tarifverträge oder betriebsinterne Regelungen).
• Planvorlagen zu speichern, um beim nächsten Mal nicht von vorne anfangen zu müssen.
• Ihre Dienstpläne in Tages-, Wochen, oder Monatsansicht abzurufen.
• keine Konflikte zwischen Dienstplänen verschiedener Mitarbeiter mehr zu verpassen, da Sie automatisch benachrichtigt werden.
• Ihre Dienstpläne ganz einfach mit allen Ihren Mitarbeitern zu teilen und Updates mit einem Klick zu kommunizieren.
• nicht nur Ruhezeiten, sondern auch Überstunden und Urlaubszeiten automatisch im Blick zu halten, abzurechnen und zu planen.

So sparen Sie als Personalplaner wertvolle Zeit und gehen gleichzeitig sicher, dass jeder Mitarbeiter die nötige Ruhezeit zwischen Arbeitstagen erhält. 

Zusätzlich bietet Skello viele weitere Funktionen, die den Arbeitsalltag Ihres gesamten Teams erleichtert (Arbeitszeiterfassung, automatisierte Lohnabrechnung u.v.m.).

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