Gute Dienstpläne erstellen: Darauf müssen Sie achten!

So gut wie kein Unternehmen kommt ohne Dienstplanung aus. Decken sich tägliche Öffnungszeiten und wöchentliche Diensttage mit den gesetzlichen Arbeitszeiten dann ist die Planung relativ einfach. Schwieriger wird es, wenn an 6 oder 7 Tagen der Woche gearbeitet wird und der Betrieb länger als 8 Stunden am Tag läuft.  

Was auf den ersten Blick sehr einfach erscheint – Bedarf ermitteln - Dienstplanmodel erstellen - Dienstplan füllen – stellt sich beim genaueren Hinsehen als komplexe, arbeitsaufwendige und wenig geschätzte Aufgabe heraus. 

Sie stellen sich Fragen zum Warum, Wie und Womit zum Thema Dienstplan erstellen? Dann sind Sie hier richtig!

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• Warum ist ein guter Dienstplan so wichtig für den Erfolg
• Wichtige Phasen der Dienstplanung
• Welche Schichtmodelle gibt es
• Welche Vorgaben müssen bei der Dienstplanerstellung berücksichtigt werden
• Wie können Sie die Dienstplanerstellung noch effektiver gestalten
• Die Entwicklung der Dienstplantools
• Automatisierung des Dienstplanes mit Skello

Warum ist ein guter Dienstplan so wichtig für den Erfolg?

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Stellen Sie sich vor, Ihr Laden oder Ihr Restaurant ist stark besucht, aber es stehen nicht genügend Mitarbeiter zur Verfügung, um die Kunden zu beraten, Bestellungen aufzunehmen oder auch Bezahlungen anzunehmen. Die Folgen können dramatisch sein. Das bedeutet Verdienstverlust für diesen Tag, aber auch unzufriedene Kunden. Die im besten Fall nie mehr wieder kommen und im schlimmsten Fall negatives Feedback verbreiten. 

Aber auch die umgekehrte Situation – Überbesetzung - bringt negative Effekte mit sich. Sind zu viele Mitarbeiter im Vergleich zum Arbeitsbedarf im Einsatz, haben vor allem die unnötigen Personalkosten einen negativen Einfluss auf die Rentabilität und den Geschäftserfolg. Und in beiden Fällen, Überbesetzung und Unterbesetzung, kann die Motivation der Mitarbeiter untergraben werden: Kein Mitarbeiter freut sich über unzufriedene Kunden, die er aus Zeitgründen nicht passend betreuen konnte. 

Reservieren Sie also genügend Zeit, um gute Dienstpläne auszuarbeiten. Suchen Sie sich passenden Tools, um die Dienstplanerstellung zu erleichtern und zu optimieren. 

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Wichtige Phasen der Dienstplanerstellung 

Grundsätzlich kann man zwischen zwei verschiedenen Stufen der Dienstplanerstellung unterscheiden.

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• Erstellung eines Dienstplanmodells

Man kann sich ein Dienstplanmodell wie einen noch nicht ausgefüllten Dienstplan vorstellen. Aufgeführt werden die jeweilig zu besetzenden Arbeitspositionen und Schichten, um dem zuvor ermittelten Einsatzbedarf gerecht zu werden. Das Dienstplanmodell ist der Ausgangspunkt für die Erstellung eines aktuellen Dienstplans. Je nach Saison kann es verschiedene Dienstplanmodelle geben, um dem unterschiedlichen Arbeitsaufwand gerecht zu werden. Dienstplanmodelle sind statische Dokumente, die aber in regelmäßigen Abständen angepasst werden, um neuen strategischen Zielen zu entsprechen. 

• Die Ausarbeitung des Dienstplans

Die aktuellen Pläne werden in regelmäßigen Abständen (zB wöchentlich oder monatlich) basierend auf den Dienstplanmodellen erstellt. Hier werden die Arbeitspositionen und Dienste den jeweiligen Mitarbeiten zugeordnet.

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Welche Schichtmodelle gibt es? 

Die regelmäßige Arbeitszeit liegt in Deutschland bei acht Stunden pro Werktag. Sobald die Öffnungszeiten Ihres Unternehmens über die reguläre Tages- oder Wochenarbeitszeit hinaus gehen, werden Schichtpläne zur Arbeitseinteilung unerlässlich. 

In der Regel werden die Schichtmodelle nach der Anzahl der täglichen Schichten bzw. Dienste benannt: 

1. Zwei-Schicht-Modell: Wie der Name schon sagt, wird die Arbeitszeit in zwei Schichten aufgeteilt. Meistens sind es die Frühschicht und die Spätschicht. 

2. Drei-Schicht-Modell: Ab diesem Model wird es möglich, einen rund um die Uhr Betrieb zu organisieren, an 5 oder auch an 7 Tagen in der Woche. Zu Frühschicht und Spätschicht kommt noch die Nachtschicht hinzu. 

3. Vier-Schicht-Modell: Um gesetzliche Bestimmungen wie zB Ruhezeiten einhalten zu können, arbeiten viele Betriebe, die 24 Stunden durcharbeiten mit 4 und mehr Schichten. Aber auch Unternehmen, die an gewissen Tageszeiten mehr Mitarbeiter benötigen, wählen oft dieses Schichtmodell. Hier wird eine sogenannte Tagesschicht oder Zwischenschicht eingefügt, um dem erhöhten Arbeitsbedarf zu bestimmten Zeiten gerecht zu werden. 

4. Fünf-Schicht-Modell: so wie auch das Vier-Schicht-Modell kommt dieses Schichtmodell oft dann zum Einsatz, wenn sich die wöchentliche Arbeitszeit laut Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung nicht mit einem Drei-Schicht-Modell vereinbaren lassen. 

Und das Ein-Schichtmodell? Gibt es, wird aber nicht so genannt; alle Betriebe, die während der regulären Tages- und Wochenarbeitszeit geöffnet haben, funktionieren nach einem Ein-Schicht-Modell. 

Im Zusammenhang mit Schichtmodellen hört man auch oft die Begriffe Vollkonti und Teilkonti. Vollkontinuierliche Schichtmodelle werden von Unternehmen genutzt, die jeden Tag der Woche rund um die Uhr arbeiten. Im englischsprachigen Raum sagt man dazu auch 24/7. Das Vollkonti-Schichtmodell kann mit drei, vier oder mehr Schichten aufgesetzt werden. Teilkontinuierliche Schichtmodelle können zwei Formen annehmen. Entweder wird 24 Stunden am Tag gearbeitet, aber bloß an 5 Tagen in der Woche oder aber es wird an allen 7 Tage gearbeitet, aber lediglich in zwei Schichten. 

Welche Vorgaben müssen bei der Dienstplanerstellung berücksichtigt werden

1. Betriebszeiten bzw. Öffnungszeiten

Die Betriebszeiten bzw. Öffnungszeiten Ihres Unternehmens sind ein wichtiger Ausgangspunkt für die Erstellung eines Dienstplanmodells und die Abschätzung des Personal- und Einsatzbedarfs. Je nachdem ob der Betrieb an 5, 6 oder 7 Tagen in der Woche offen hat, und abhängig von den täglichen Betriebszeiten (8h, 16h oder sogar 24h rund um die Uhr) erstellt sich die Planung als mehr oder weniger komplex. 

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2. Wie viele Mitarbeiter und Arbeitsstunden planen

Wie viel Personal brauchen Sie eigentlich? Wie viele Arbeitsstunden müssen bzw. dürfen verplant werden, um Betriebsziele zu erreichen und vor allem profitabel zu erreichen?

Sehen Sie sich an, wie viele Mitarbeiter benötigt werden, um alle anfallenden Aufgaben zu erledigen. Kurz gesagt gilt es den Einsatzbedarf zu ermitteln. Beachten Sie, dass dieser saisonal schwanken kann oder auch von der Auftragslage abhängig ist. Sie erstellen die ersten Einsatzpläne für einen neuen Betrieb? Dann orientieren Sie sich an branchenüblichen Kennzahlen. Langfristig gilt es, die Kennzahlen des eigenen Betriebes in die Personal- und Dienstplanung einfließen zu lassen. 

Im Zusammenhang mit der Dienstplanerstellung ist es auch interessant, sich das Konzept der Dienstplanstunden anzusehen. Dieses hilft zu ermitteln, wie viele Stunden pro Tag, pro Woche oder pro Monat verplant werden können, um finanziell rentabel zu arbeiten. 

Berechnet werden die Dienstplanstunden, indem man den geschätzten Umsatz durch die Umsatzproduktivität teilt. 

Jetzt stellt sich die Frage, was ist die Umsatzproduktivität? Diese Information und weitere Personalkennzahlen werden wir in einem kommenden Artikel näher beleuchten. 

3. Gesetzliche Vorgaben

Die gesetzlichen Regeln im Zusammenhang mit der Dienstplanerstellung sind in verschiedenen Gesetzen und Gerichtsurteilen zu finden. Es ist nicht einfach, den Überblick zu behalten und alle Bestimmungen fehlerlos zu berücksichtigen. Die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben sind verpflichtend und müssen bei der Dienstplanerstellung unbedingt eingehalten werden. Zur Hilfestellung eine kurze Auflistung der wichtigsten Gesetze, die branchenübergreifend relevant sind. 

• Arbeitszeitgesetz (ArbZG)
• Bundesurlaubsgesetz (BurlG)
• Mutterschutzgesetz (MuSchG)
• Jugendarbeitsschutzgesetz (JArbSchG)
• Mindestlohngesetz (MiLoG)

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Dazu kommen noch Tarifverträge, branchenspezifische Gesetze und auch Gerichtsurteile.

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4. Arbeitsverträge und Arbeitszeit

Arbeitsverträge legen neben der wöchentlich zu leistenden Arbeitszeit auch Urlaub, Überstunden oder auch Zuschläge fest. Im Zusammenhang mit der Dienstplanerstellung wird oft gefragt, wie man die vertragliche wöchentliche Arbeitszeit auf ein Monat umrechnen kann. Da ein Monat nicht exakt 4 Wochen hat, kommt es hier oft zu Missverständnissen. 

In den meisten Tarifverträgen ist festgelegt, dass ein Monat mit 4,35 Wochen zu bewerten ist. Das bedeutet, wenn der Arbeitsvertrag 35 Wochenstunden vorsieht, kann man dies in 152,25 Stunde pro Monat ausdrücken (35*4,35). 

Aber es gilt auch Feiertage, Urlaub und Krankheit zu berücksichtigen, so wie auch Überstunden, die einen gewissen Wert nicht überschreiten dürfen.

5. Mitarbeiterwünsche

Um die immer bedeutendere Work-Life Balance zu unterstützen und die Akzeptanz der Dienstpläne zu optimieren, ist es wichtig, die Wünsche der Mitarbeiter so gut wie möglich zu berücksichtigen. Dies gilt für Urlaube und punktuelle Abwesenheitsanfragen als auch für Vorlieben oder Abneigungen für spezielle Schichten. Gleichermaßen sollten ungeliebte Arbeitstage wie zB Feiertage zu Weihnachten oder Neujahr gerecht unter den Teammitgliedern verteilt werden.

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Wie können Sie die Dienstplanerstellung noch effektiver gestalten

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Die Dienstplanerstellung ist ein langwieriger und mühsamer Prozess, und trägt dazu bei die Personaleinsatzplanung zu optimieren. Die Vorteile eines guten Dienstplanes beschränken sich aber nicht nur auf eine reibungslose Arbeitsorganisation, sondern sind sehr viel weitläufiger: langfristig weniger Verwaltungsaufwand, bessere Arbeitsmoral, weniger verärgerte Mitarbeiter oder geringere Fluktuation. Sie können die Effekte einer guten Dienstplanung noch vervielfachen, in dem Sie sich auch folgende Anregungen zu Herzen nehmen:  

1. Setzen Sie alles daran, den Dienstplan so vorhersehbar wie möglich zu machen.

Ständig wechselnde und im letzten Moment abgeänderte Pläne haben einen negativen Einfluss auf die Gesundheit und das Wohlbefinden Ihrer Belegschaft. Die daraus resultierende verringerte Leistungsfähigkeit und erhöhte Fluktuationsraten wirken sich direkt auf Ihren Geschäftserfolg aus. Deshalb setzen Sie alles daran, den Schichtplan so vorhersehbar wie möglich zu gestalten! 

2. Stellen Sie sicher, dass der Zeitplan so früh wie möglich zur Verfügung gestellt wird

Je früher der Dienstplan bzw. die Schichteinteilung kommuniziert wird, desto besser. Dann können sich die Mitarbeiter darauf einstellen und sich entsprechend organisieren. Es gibt keine dezidierten gesetzlichen Vorgaben, wann der Dienstplan bekannt gegeben werden muss. Allerdings können Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen und sogar Arbeitsverträge Fristen vorsehen, um den Mitarbeitern eine gewisse Planungssicherheit zwischen Privat- und Berufsleben zu bieten. 

3. Ziehen Sie Mitarbeiter in die Dienstplanerstellung mit ein.

Heutzutage muss der Dienstplan nicht mehr von einem Einzelkämpfer in einer dunklen Kammer erstellt werden. Neue Technologien ermöglichen einen kollaborativen Zugang: in dem Mitarbeiter sich für Dienste selbst eintragen können oder Dienste selbstständig tauschen können. Auch Urlaubsanfragen und punktuelle Abwesenheiten können so bekannt gegeben werden. Ist das grundlegende Schichtmodell einmal erstellt, füllt sich der Schichtplan fast von allein. 

4. Halten Sie Planungskonflikte so gering wie möglich.

Konflikte treten immer dann auf, wenn gegensätzliche Interessen aufeinanderstoßen. Um Dienstplanungskonflikte so gering wie möglich zu halten, gilt es Mitarbeiterwünsche so gut wie möglich zu berücksichtigen und es den Arbeitnehmern zu ermöglichen, sich untereinander abzustimmen. Softwarelösungen können helfen, die vielfältigen Wünsche unter einen Hut zu bringen und die Mitarbeiter zufriedener zu stimmen. 

5. Sorgen Sie dafür, dass immer nur eine Version des Arbeitsplans verfügbar ist.

Last but not least sorgen Sie dafür, dass immer nur eine Version des Dienstplans verfügbar ist. Nichts führt zu mehr Verwirrung, Unmut und Fehlern, wenn verschiedene Fassungen im Umlauf sind. Dann kann es passieren, dass die Mitarbeiter nicht mehr wissen, welche Version nun gültig ist. Aushängen des Dienstplanes, anstatt Excel-Tabellen zu verschicken? Beide Optionen können zu vielfachen Versionen des Dienstplanes führen, entweder durch Abfotografieren oder Versenden einer neuen Version des Dienstplanes. Das kann es nicht sein. 

Am einfachsten funktioniert die Verteilung des Dienstplans über eine cloudbasierte Softwarelösung wie zB Skello. Somit vermeiden Sie, dass Ihre Teammitglieder Sie anrufen müssen, um zu erfahren, wann ihr nächster Dienst ansteht - das ist Zeitverschwendung, und zwar für alle Beteiligten! Sorgen Sie also dafür, dass der Dienstplan für alle überall und zu jeder Tageszeit zugänglich ist.

Die Entwicklung der Dienstplantools

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Lange Zeit waren Bleistift und Papier das einzige Hilfsmittel der Personaleinsatzplanung. Als vor über 40 Jahren die ersten Tabellenkalkulationsprogramme auf den Markt kamen, startete deren Siegeszug als Hilfsmittel der Wahl für die Dienstplanerstellung. Ein riesiger Fortschritt: Zeitpläne konnten viel leichter erstellt und bearbeitet werden. 

Auch heute werden noch die Möglichkeiten geschätzt, Vorlagen zu entwerfen, die jeden Monat wiederverwendet werden können. Die Formeln ermöglichen es, auf einfache Weise, verschiedene Massenberechnungen durchzuführen, wie z. B. die von jedem Mitarbeiter geleisteten Arbeitsstunden. Bis heute verwenden noch immer viele Betriebe Excel, um Dienstpläne zu erstellen. 

In unserem Artikel „Ist Excel der beste Weg, um einen Dienstplan zu erstellen?“ finden Sie viele detaillierte Informationen zum Thema Excel und Dienstplanerstellung: Stellen Sie sich die Frage ob Ihr Business aus der Excelplanung herausgewachsen ist und es Zeit ist, sich nach einer Alternative umzusehen.

Wir meinen Excel eignet sich hervorragend für Berechnungen und Datenvisualisierungen, aber die Verwendung von Excel für die Verwaltung von Arbeitsplänen ist der Produktivität abträglich, insbesondere in einem schichtbasierten Unternehmen.

Die ersten auf Personaleinsatzplanung spezialisierten Softwarelösungen waren nur nach langen Einschulungen und sehr guten Computerkenntnissen zu bedienen. Es waren in sich eigenständige Lösungen, mit wenigen, bis keinen externen Anbindungen, um Informationen von außen automatisch zu berücksichtigen. Daten mussten von Hand von einem Tool in das andere übertragen werden. 

Mit dem Aufkommen von Cloud und Smartphones, war es endlich so weit: Kollaborative Dienstplanlösungen, die alle notwendigen Faktoren berücksichtigen, beispielsweise Arbeitsaufkommen, Umsatzprognose, geplante Abwesenheiten, gesetzliche und vertragliche Bestimmungen, Zeiterfassung und vieles mehr.

Und der Fortschritt macht nicht halt: Heute bieten Algorithmen die Möglichkeit den Dienstplan automatisch erstellen zu lassen.

Automatisieren Sie die Dienstplanerstellung mit Skello

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Haben Sie schon alle Tipps zum Erstellen und Kommunizieren von Dienstplänen umgesetzt? Warum nicht einen Schritt weiter gehen, um Ihre Dienstplanerstellung noch effizienter zu gestalten? Lassen Sie Papier und Stift oder Excel hinter sich und steigen Sie auf unsere moderne Personalverwaltungssoftware Skello um. Warum? Dank Skello investieren Sie jede Minute Ihrer Zeit in wertbildende Kernaufgaben und verlieren keine Zeit mehr mit zeitraubenden Tätigkeiten, die mit Hilfe von Technologie schneller und effizienter erledigt werden können. Mit Skello können Sie die Dienstplanerstellung an eine Software delegieren, die das Ganze für Sie automatisiert.

Mit Skello braucht es nur wenige Klicks, um Ihre Dienstpläne zu erstellen und zu kommunizieren. Unsere Smart-Planner-Technologie geht noch einen Schritt weiter in Richtung intelligente Planung. Unser Algorithmus erstellt Ihre Pläne selbstständig und berücksichtigt alle Vorgaben Ihres Betriebes, Organisation, Arbeitspositionen sowie die Wünsche Ihrer Belegschaft. Alle Pläne werden automatisch erstellt, die Arbeitszeit jedes Mitarbeiters optimiert und Ihre Personalkosten minimiert.

Skello bietet maßgeschneiderte Funktionen, die branchenübergreifend allen Bedürfnissen in der Dienstplanerstellung und Personalverwaltung gerecht werden: 

- Dienstplanerstellung mit wenigen Klicks: Einfach die Wochen duplizieren und Musterpläne speichern. 

- Dienstpläne im gewünschten Format ausdrucken und über verschiedene Kommunikationskanäle kommunizieren.

- Import/Export von Gehaltsvariablen in Ihre Gehaltsabrechnungssoftware 

- Dashboard, um Produktivitäts- und Geschäftsziele zu verfolgen.

- Zentralisiertes Personalregister mit Vertragsverlauf, geordneten und automatisch erstellten Dokumenten und Benachrichtigungen, damit Sie keine HR-Frist mehr verpassen.

Mit der Automatisierung der Dienstplanverwaltung könne Sie die Arbeitsorganisation von der Erstellung der Schichten bis hin zur Gehaltsabrechnung zu beschleunigen. Sie haben alles an einem Ort zentralisiert und behalten den Überblick. Worauf warten Sie noch?