Neues Nachweisgesetz 2022: Haben Sie an alles gedacht? Checklisten & Tipps für Arbeitgeber

Am 1.August 2022 wurde ein wichtiges Update im Arbeitsgesetz eingeführt. Das neue Nachweisgesetz (NachwG) verpflichtet Arbeitgeber zu einigen Änderungen in bestehenden und neuen Arbeitsverträgen nach EU-Richtlinien. Falls Sie hier nicht ganz mitgekommen sind und/oder sichergehen möchten, dass Sie alles Wichtige erledigt haben, dann ist dieser Leitfaden genau die richtige Anlaufstelle.

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Hintergrund zum neuen Nachweisgesetz: Die EU-Arbeitsbedingungenrichtlinie

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Beim neuen Nachweisgesetz vom August 2022 geht es um die Umsetzung einer EU-Richtlinie (2019 / 1152), die bereits im Juli 2019 in Kraft getreten ist. Ziel dieser Richtlinie ist es, EU-weit für transparentere, vorhersehbare Arbeitsbedingungen zu sorgen und den Arbeitsmarkt anpassungsfähiger zu machen. Ähnlich wie beim EuGH-Entscheid zum Thema Arbeitszeiterfassung geht es bei diesen EU-Vorgaben also vor allem um die Rechte von Arbeitnehmern. Durch mehr Klarheit und Rechtssicherheit bei Arbeitsverhältnissen sollen Arbeitnehmer noch besser geschützt werden. 

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Dies wird gewährleistet, indem mehr Pflichtangaben in Arbeitsverträgen gemacht werden müssen. Für Arbeitgeber bedeutet das mehr Aufwand und Sorgfalt beim Aufsetzen und Ergänzen von Arbeitsverträgen. Andererseits wird das Konfliktpotenzial bei Unklarheiten, wie beispielsweise bei der Vergütung von Überstunden, durch die neuen Pflichtangaben deutlich minimiert. Mit der richtigen Umsetzung kann das neue Nachweisgesetz also beiden Seiten Vorteile verschaffen. Schauen wir uns an, was genau Sie als Arbeitgeber erledigen müssen.

Was müssen Arbeitgeber laut neuem Nachweisgesetz konkret tun?

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Konkret müssen Sie als Arbeitgeber darauf achten, dass alle im §2 des neuen Nachweisgesetzes aufgelisteten Arbeitsbedingungen in die Arbeitsverträge Ihrer Mitarbeiter aufgenommen werden. Hierbei handelt es sich um Mindestangaben, d.h. weitere Angaben, die für zusätzliche Klarheit im Arbeitsverhältnis sorgen, können durchaus zusätzlich dazu genommen werden. 

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Hierzu sind wiederum verschiedene Fristen festgelegt. So müssen die Angaben zum Zeitpunkt der Vertragsunterzeichnung noch nicht vollständig sein. 

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Einige Angaben können, wie im Gesetzestext erklärt, durch Hinweise auf geltende Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen sowie auf weitere anwendbare spezifische Regelungen ersetzt werden. Ob solch ein Ersatz bei Ihren Arbeitsverträgen in Frage kommt, bleibt im Einzelfall genau zu prüfen. 

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Neue Fristen für bisherige Pflichtangaben im Arbeitsvertrag: altes vs neues Nachweisgesetz

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Das vor August 2022 gültige Nachweisgesetz gab Arbeitgebern bis zu einem Monat nach Beginn des Arbeitsverhältnisses Zeit, folgende Punkte schriftlich festzuhalten und auszuhändigen: 

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• Name und Anschrift beider Vertragsparteien
• Die Höhe des Arbeitsentgelts sowie dessen Zusammensetzung 
• Angaben zur Arbeitszeit

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Diese müssen laut neuem Arbeitsgesetz vom 1.8.2022 nun schon am ersten Arbeitstag schriftlich festgehalten und dem Arbeitnehmer ausgehändigt werden. 

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Folgende Punkte, die ebenso bereits vom alten Nachweisgesetz abgedeckt wurden, können innerhalb von sieben Kalendertagen ab Beginn des Arbeitsverhältnisses ergänzt werden. 

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• Beginn des Arbeitsverhältnisses
• Falls befristet: Dauer des Arbeitsverhältnisses 
• Der Arbeitsort
• Genaue Bezeichnung bzw. Beschreibung der Tätigkeit
• Der jährliche Urlaubsanspruch (Erholungsurlaub) 
• Kündigungsfristen
• Ein Hinweis auf das Arbeitsverhältnis, anwendbare Tarifverträge und/oder Betriebs- und Dienstvereinbarungen

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Neue Pflichtangaben bei Arbeitsverträgen laut neuem Nachweisgesetz:

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Zusätzlich zu den o.g, bisher verpflichtende Angaben, müssen Arbeitsverträge seit dem 1.8.2022 auch folgende Informationen enthalten: 

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• Das Enddatum des Arbeitsverhältnisses
• Die Dauer der Probezeit (falls eine Probezeit festgelegt ist)
• Angabe, ob der Arbeitnehmer den Arbeitsort frei wählen kann und entsprechende Informationen 
• Die Höhe und die Zusammensetzung des Arbeitsentgelts, inklusive: Vergütung von Überstunden, Zulagen, Zuschläge, Prämien, Sonderzahlungen und ggf weitere Bestandteile des Arbeitsentgelts (jeweils getrennte Angaben). Dies beinhaltet auch Angaben Fälligkeit sowie zur genauen Art der Auszahlung
• Arbeitszeit inklusive Ruhezeiten und Ruhepausen
• im Falle von Schichtarbeit: Angaben zum Schichtsystem, Schichtrhythmus und Voraussetzungen für die Änderung von Schichten 
• falls vereinbart, Angaben zur Möglichkeit der Anordnung von Überstunden und entsprechende Voraussetzungen
• Angaben zum Anspruch auf Fortbildungen, die vom Arbeitgeber bereitzustellen sind 
• Bei betrieblicher Altersversorgung über einen Versorgungsträger: Name und Anschrift des Versorgungsträgers
• Angaben zum Verfahren, dass im Falle einer Kündigung eingehalten werden muss (bei Kündigung vom Arbeitgeber sowie vom Arbeitnehmer): erforderliche Schriftform, Kündigungsfristen, die Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage

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Auch diese neuen Angaben müssen innerhalb der ersten sieben Tage des Arbeitsverhältnisses schriftlich festgehalten und dem Arbeitnehmer ausgehändigt werden. 

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Für welche Arbeitsverträge gilt das neue Nachweisgesetz?

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Das neue Nachweisgesetz gilt für alle Arbeitsverträge ab dem 1.8.2022 . Demnach sollten Sie also bei Neueinstellungen oder geänderten Arbeitsverhältnissen ab August prüfen, ob alle nötigen Angaben in Ihren Verträgen vorhanden sind.  

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Was sagt das neue Nachweisgesetz zu alten Arbeitsverträgen (vor dem 1.8.2022) ? 

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Grundsätzlich müssen Sie Arbeitsverträge von Mitarbeitern, die vor August 2022 eingestellt wurden, nicht ändern bzw. ergänzen. Allerdings haben Ihre Mitarbeiter ein Recht darauf, eine Aktualisierung ihres Arbeitsvertrags zu erhalten, um noch nicht festgehaltene Angaben getreu dem neuen Nachweisgesetz schriftlich ausgehändigt zu bekommen. Wenn Sie also ein*e Mitarbeiter*in um die neuen Ergänzungen bittet, haben Sie 7 Tage Zeit, diese in schriftlicher Form bereit zu stellen. 

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Für bestimmte Angaben, die das neue Nachweisgesetz nun als Pflichtangaben sieht, haben Sie allerdings bis zu einem Monat Zeit. Diese sind: 

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• Regelungen zum Urlaub 
• Angaben zur betrieblichen Altersversorgung
• Informationen zu Pflichtfortbildungen
• Angaben zum Kündigungsverfahren
• auf den Arbeitsvertrag anwendbare Kollektivvereinbarungen

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Achtung bei Änderungen von bestehenden Arbeitsverträgen (vor dem 1.8.2022): 

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Bei wesentlichen Änderungen im Arbeitsverhältnis (beispielsweise beim Arbeitsort oder bei generellen Arbeitszeiten) müssen Sie betroffene Mitarbeiter am besten vor Eintritt der Änderung, spätestens aber am selben Tag des Inkrafttretens schriftlich informieren. 

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Was gilt laut neuem Nachweisgesetz für Praktikumsverträge?

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Auch bei Ihren Praktikanten müssen Sie nun sichergehen, dass alle Pflichtangaben in Verträgen vorhanden sind und diese rechtzeitig ausgehändigt werden. Im Falle eines Praktikumsvertrags ist es zusätzlich wichtig, Praktikums- und Ausbildungsziele klar festzuhalten. Laut neuem Nachweisgesetz müssen Praktikumsverträge folgende Angaben unbedingt enthalten: 

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• Name und die Anschrift beider Vertragsparteien
• Die Lern- und Ausbildungsziele, die durch das Praktikum verfolgt werden
• Beginn und Dauer des Praktikums
• Höhe der Vergütung und Angaben zur Auszahlung 
• Dauer der regelmäßigen täglichen Einsatzzeit während des Praktikums
• Angaben zum Urlaubsanspruch 
• Ein allgemeiner Hinweis auf geltende Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen, die auch im Praktikumsverhältnis Anwendung finden 

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Im Falle von der Beschäftigung von Minderjährigen ist natürlich wie immer auf bestimmte Regelungen im Jugendschutzgesetz zu achten (z.B. in Bezug auf Arbeitszeiten, Ruhezeiten etc.). 

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Achtung bei Verstößen und fehlenden Angaben: Bußgelder und Beweispflichten laut neuem Nachweisgesetz

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Wurden verpflichtende Angaben vergessen oder zu spät festgehalten, drohen Arbeitgebern Bußgelder von bis zu 2000€. 

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Aber auch im Falle von Unstimmigkeiten mit Arbeitnehmern, wird deutlich warum die Einhaltung der neuen Pflichtangaben für Arbeitgeber so wichtig ist: 

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• Behauptet ein Arbeitnehmer eine mündliche vereinbare Vertragsbedingung vor einem Gericht, hat der Arbeitgeber laut Einschätzung der Arbeitskammer schlechte Chancen, das Gegenteil zu beweisen, wenn versäumt wurde, diese schriftlich festzuhalten. 
• Auch müssen Arbeitgeber beweisen können, falls die Realität von im Arbeitsvertrag festgehaltenen Vereinbarungen abweicht. 

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Umsetzung des neuen Nachweisgesetzes: Tipps für Arbeitgeber 

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Wie Sie sehen, ist es für Sie als Arbeitgeber unabdingbar, das neue Nachweisgesetz vom August 2022 in Ihren Arbeitsverträgen umzusetzen. Hierbei soll es aber nicht nur darum gehen, mögliche Bußgelder zu umgehen. Sehen Sie die neuen Angaben als Chance, mit Ihren Mitarbeitern näher zusammenzurücken und von Beginn an für klare Verhältnisse zu sorgen. So bleibt mehr Raum, sich um die wirklich wichtigen Anliegen Ihres Teams und Ihres Betriebs bzw. Ihrer Einrichtung zu kümmern. Genau das ist unsere Mission als Experten und Entwickler digitaler Lösungen für ein einfaches und sicheres Personalmanagement. 

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Hier unsere Tipps für eine einfache und harmonische Umsetzung des neuen Nachweisgesetzes: 

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• Erstellen Sie ein neues Muster für Arbeitsverträge neuer Mitarbeiter und gehen Sie hierbei alle Pflichtangaben laut neuem Nachweisgesetz durch. Speichern Sie eine Version für alle Formen der Arbeitsverhältnisse (Vollzeitbeschäftigte, Teilzeitbeschäftigte, Aushilfen bzw. Minijobber, Praktikanten, Auszubildende…). 

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• Speichern Sie Ihre Mustervorlagen für Arbeitsverträge digital ab. 

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• Aktualisieren Sie Ihre bereits bestehende Arbeitsverträge am besten proaktiv und geben Sie Ihren Mitarbeitern Bescheid über das neue Gesetz und die neuen Angaben in Ihren Arbeitsverträgen. Dies ist besonders einfach, wenn Sie bereits ein Tool zur Verwaltung von HR-Dokumenten nutzen. Mit Skello können Sie alle betroffenen Mitarbeiter automatisch per E-Mail benachrichtigen und eine zertifizierte, eIDAS-konforme elektronische Signatur nutzen. 

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• Stehen klare Vereinbarungen über neue Pflichtangaben noch aus oder ist es Zeit, diese zu aktualisieren (z.B. Arbeitszeiten), nehmen Sie sich Zeit für ein offenes Gespräch mit Ihrem Team und einzelnen Teammitgliedern. So schaffen Sie Transparenz und Vertrauen! 

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Falls Sie weitere Hilfe zur gesetzeskonformen Erstellung und Verwaltung von Arbeitsverträgen und anderen HR-Dokumenten haben, stehen wir Ihnen gerne zur Seite. Mit unseren zertifizierten, digitalen Tools entgehen Ihnen keine Details mehr, damit Fehler oder vergessene Angaben keine Chance mehr haben! 

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