Durch Zeiterfassung Mitarbeiter auch im (Home-)Office schützen und motivieren       

Halten Sie die Artbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter immer im Blick? Laut Arbeitsgesetz ist eine Zeiterfassung von Mitarbeitern immer dann Pflicht, wenn die Rechte zum Gesundheitsschutz von Arbeitnehmern in Gefahr sein könnten. Dazu zählt auch Stress durch die Entgrenzung der Arbeitszeit, was in Bürojobs leider öfters als gewollt passiert. Neben der Sicherstellung der Vergütung aller geleisteter Arbeitsstunden (inkl. Überstunden), geht es also auch darum, dafür zu sorgen, dass Ihre Mitarbeiter eine gesunde Work-Life-Balance bewahren können. Aber wie sieht das Thema Zeiterfassung von Mitarbeitern bei modernen, flexiblen Arbeitszeitmodellen aus? Was gilt, wenn Ihr Team im Homeoffice arbeitet und Flexibilität und Innovation in Ihrem Unternehmen groß geschrieben werden? Kann die (online) Zeiterfassung von Mitarbeitern der Vertrauenskultur in Ihrem Unternehmen schaden?

Um die Zeiterfassung von Mitarbeitern nicht als Hindernis sondern als Chance für Ihr Team zu erkennen, haben wir in diesem Beitrag wichtige Hintergrundinfos und Tipps zusammengefasst. Diese sollen Ihnen dabei helfen, sich auf die wohl bald kommende Pflicht zur Arbeitszeiterfassung vorzubereiten und gleichzeitig eine von Vertrauen und Transparenz geprägte Unternehmenskultur zu schaffen.

Wieso eigentlich Zeiterfassung: Gesetz zum Schutz von Mitarbeitern

Wie wir bereits in diesem Artikel erklärt haben, könnte die Mitarbeiter Zeiterfassung bald in jeder Art von Unternehmen zum Thema werden. Hintergrund hierfür ist ein Entscheid des Europäischen Gerichtshof, welches die (digitale) Zeiterfassung von Mitarbeitern zum Schutz der Arbeitnehmerrechte in jedem EU-Mitgliedsstaat verpflichtend vorsieht. Aber auch außerhalb der Diskussion über die Konsequenzen des EuGH Entscheids und außerhalb von Betrieben mit Schichtdienst und Minijobbern, gibt es Fälle der Dokumentationspflicht die, leider oft übersehen werden: Überstunden, Mehrarbeit und die Einhaltung von Pause- und Ruhezeiten. Per Gesetz müssen auch diese Arbeitsstunden dokumentiert werden, so auch im (Home-) Office Job.

Durch die Zeiterfassung von Mitarbeitern, können Unternehmen sicherstellen, dass die vertragliche und gesetzliche Arbeitszeit respektiert wird.

Falls Ihr Unternehmen also nicht zu den Kategorien gehören, die wir hier (inkl. der jeweiligen Pflichten zur Zeiterfassung für Mitarbeiter) aufgelistet haben, ist §16 des Arbeitsgesetzes Ihr Dreh- und Angelpunkt. Ganz konkret kommt also bereits jetzt kein Unternehmen über die Pflicht zur Zeiterfassung von Mitarbeitern herum.

Wie Hannes Zacher, Professor für Arbeits- und Organisationspsychologie, in einem Artikel der Süddeutschen Zeitung erklärt, hat das Thema Zeiterfassung von Mitarbeitern während der Corona Pandemie an Wichtigkeit zugenommen. Eine fehlende Zeiterfassung von Mitarbeitern im Homeoffice habe während der Pandemie zu mehr Arbeit als nötig und das zu "unmöglichen Zeiten" geführt. So sieht der Experte Systeme zur Arbeitszeiterfassung als Chance, hier eine Grenze zu setzen und besser auf den Gesundheitsschutz von Mitarbeitern zu achten.

In der sich immer rasanter verändernden Arbeitswelt, in der flexible Arbeitszeiten und Homeoffice-Regelungen auch außerhalb von Pandemie-Zeiten immer stärker in den Vordergrund rücken, sind sich auch immer mehr Mitarbeiter ihrer Rechte bewusst. Natürlich hat auch jeder Arbeitgeber Interesse an ausgeglichenen Mitarbeitern, die sich als Mensch mit allen dazugehörigen Grenzen wertgeschätzt fühlen.

Wo genau diese Grenzen laut deutschem Arbeitsrecht liegen, haben wir in unserem Blog-Artikel zum Thema Arbeitszeitdokumentation zusammengefasst.

‍

Unterschätzte Vorteile: Zeiterfassung für Mitarbeiter schafft Vertrauen

Ein wertschätzender Umgang mit Mitarbeitern - und somit der faire Umgang mit Arbeitszeiten - ist heute und in Zukunft unabdingbar, um Talente zu halten, zu motivieren, im Unternehmen weiterzuentwickeln und somit von Loyalität und Produktivität zu profitieren. Dass diese Werte in der Arbeitswelt immer mehr in den Vordergrund rücken, hat auch mit der Generationenverschiebung in der Arbeitswelt zu tun.

Bis 2030 werden rund 75% der Workforce Millenials sein. Vor allem ist es der Wunsch eines von Transparenz und Ehrlichkeit geprägten Betriebsklimas, was Generation Y in der Arbeitswelt ausmacht. Auch Statistiken bestätigen dies: Laut dem Millenials Report von Great Place to Work, sind Millenials (geboren ca. 1981-1996) 22 Mal mehr dazu bereit, bei einem Unternehmen zu bleiben, bei welchem Vertrauen einen hohen Stellenwert hat.

Klar stellt sich im Hinblick auf eine zukunftsfähige Unternehmenskultur deshalb die Frage: Kann Zeiterfassung Mitarbeiter unter Druck setzen und ein Gefühl verbreiten, zu sehr kontrolliert zu werden?

Mitarbeiter Zeiterfassung und Vertrauenskultur müssen sich allerdings nicht gegenseitig ausschließen. Im Gegenteil: Die Zeiterfassung von Mitarbeitern hat das Potenzial, Vertrauen sogar zu stärken.

Denn die Ergebnisse einer Studie der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin bestätigen nun, dass Zeiterfassung Mitarbeiter vor der Entgrenzung und somit der arbeitszeitlichen Überlastung schützt. Im Rahmen dieser Studie wurden 2019 bereits vor der Corona Pandemie rund 8400 Arbeitnehmer in Deutschland zum Thema Arbeitszeitbefassung befragt. Durch die erhobenen Daten wurde zum ersten Mal beschrieben, welche Auswirkungen eine systematische Zeiterfassung von Mitarbeitern, wie sie das EuGH-Urteil vorsieht, hätte.

Kurzum zeigt die Studie, dass die Zeiterfassung von Mitarbeitern zu einer gesundheitsförderlichen Arbeitszeitgestaltung beiträgt und auch das Thema Erreichbarkeit transparenter macht. Entgegen des Arguments der geringeren Flexibilität durch Arbeitszeiterfassung, zeigen die Ergebnisse, dass Arbeitnehmer, deren Zeiten erfasst werden, sogar flexibler sind. Der zeitliche Handlungsspielraum ist klarer und Pausen- und Ruhezeiten können durch die Zeiterfassung von Mitarbeitern einfacher eingehalten werden.

‍

Systematische Zeiterfassung zur Optimierung von Abläufen und Arbeitsbedingungen

Eine systematische Zeiterfassung von Mitarbeitern bietet laut den Studienergebnissen der BAuA außerdem "ein wichtiges Rückmeldeinstrument und eine hilfreiche Kennzahl für die erbrachte Leistung". Ein Zeiterfassungssystem hält also im Blick, wie arbeitsintensiv gewisse Abläufe und Projekte sind und gibt somit Hinweise auf Optimierungspotenziale. Arbeiten Teams an unterschiedlichen Orten (z.B. wechselweise im Homeoffice und im Betrieb) sowie zu flexiblen Zeiten und mit flexibler Wahl der Pausenzeiten, haben HR-Teams sowie Projekt- und Teamleiter eine klare Grundlage, um:

• verschiedene Arbeitsoptionen miteinander zu vergleichen
• bessere Arbeitsbedingungen zu schaffen, indem Mitarbeiter ihren Arbeitsalltag freier und doch in einem geschützen zeitlichen Rahmen gestalten.
• Abläufe zu optimieren, indem Potenziale von Mitarbeitern besser erkannt werden.
• Ziele zu setzen, die Mitarbeiter motivieren aber nicht überfordern.

Konkret bedeutet die Stundenerfassung: Mitarbeiter können sich (je nach Branche und Aufgaben natürlich), freier entfalten und ihren Arbeitsalltag ihrer Persönlichkeit anpassen (Hallo Generation Y und Z!) . Dieser Freiraum und das zusätzliche Wohlbefinden durch die Sicherstellung von Arbeitszeitgrenzen und entsprechender Vergütung steigert die Motivation, das Potenzial für Kreativität sowie die Produktivität. 

Motivierte Kollegen, die sich im Unternehmen wohl- und wertgeschätzt fühlen und Prozesse, die der Konkurrenz voraus sind: Ein System zur Zeiterfassung von Mitarbeitern bietet also durchaus mehr Vorteile als die Sicherstellung gesetzlicher Arbeitszeiten.

‍

Datenschutz und Zeiterfassung: Was ist erlaubt?

Wichtiger als die Frage: "Wird digitale Zeiterfassung Pflicht?", ist bei vielen Unterenehmen, die ein Zeiterfassungsystem einsetzen möchten, die Frage der rechtlichen Grenzen. Diese zu kennen ist wichtig, um durch Arbeitszeiterfassung auch wirklich Vertrauen zu schaffen und Missverständnisse und damit verbundene Konflikte zu vermeiden. Bereits vor der Einführung der (online) Zeiterfassung ist eine klare Kommunikation an das betroffene Team deshalb das A und O. Insbesondere wichtig ist dies, wenn die Mitarbeiter Zeiterfassung laut Arbeitszeitgesetz im Normalfall nicht notwendig ist, sondern dazu dienen soll, wichtige Vorteile zu nutzen und Mitarbeitern zusätzliche Sicherheit zu bieten.

Egal ob digitale Zeiterfassung oder Stundenzettel: die DSGVO ist in Sachen Arbeitszeiterfassung Gesetz Nummer Eins. Das bedeutet vorallem, dass Mitarbeiter der Speicherung personenbezogener Daten inklusive Arbeitszeiten einwilligen müssen. Klären Sie Ihr Team genau darüber auf, wie die schriftliche oder digitale Zeiterfassung der Mitarbeiter funktioniert, wie Daten gespeichert und verarbeitet werden und wo sie (einfach formulierte!) Informationen diesbezüglich finden.

Nicht erlaubt ist es, die durch Mitarbeiter Zeiterfassung erhobenen Daten für andere uneindeutige und illigitime Zwecke zu nutzen. Auch gehören natürliche Bedürfnisse, wie Toilettenpausen, nicht in ein Zeiterfassungssystem. Als Faustregel sollte die Zeiterfassung von Mitarbeitern nie zur übertriebenen Kontrolle führen und Daten ausnutzen. Ganz im Gegenteil: Zeiterfassung sollte helfen, die o.g. Rechte von Mitarbeitern besser zu schützen. Verstehen Mitarbeiter, wie und wieso Arbeitszeiten aufgezeichnet werden, welche Chancen dies bietet und wo die Grenzen liegen, ist der Grundstein für ein funktionierendes Zeiterfassungssystem gelegt.

So kann die Einführung der Zeiterfassung von Mitarbeitern auch ein Katalysator dafür sein, generell für mehr Transparenz und eine offene Unternehmenskultur zu sorgen. Immerhin sollte hier jeder an einem Strang ziehen und dem System zur Zeiterfassung zustimmen.

Eine DSGVO konforme Zeiterfassungssoftware kann dabei helfen, in Sachen Datenschutz auf Nummer Sicher zu gehen und bei der Arbeitszeiterfassung Ihrer Mitarbeiter entsprechende Gesetze und Vorschriften zu beachten.

‍

Transparenz und Sicherheit durch Arbeitszeiterfassung online

Datenschutzregelungen der DSGVO bezüglich Zeiterfassung von Mitarbeitern sollten kein Hinderniss sein, den Arbeitsalltag Ihrer Teams durch Online-Lösungen einfacher zu machen.

Spätestens dann, wenn Ihr Team eine gewisse Größe erreicht hat, an verschiedenen Standorten arbeitet und unterschiedliche Stundenregelungen und Vertragsarten gelten, wird die Zeiterfassung von Mitarbeitern per Hand oder Excel-Tabelle schnell kompliziert.

Die online Zeiterfassung bietet vor allem folgende Vorteile:

• Alle Daten bleiben nicht nur sicher, sondern auch gut übersichtlich gespeichert, damit Fehler vermieden werden.
• Mitarbeiter können sich (je nach Anbieter) selbst eine Übersicht über ihrer Zeiten schaffen, sodass beide Seiten alle wichtigen Informationen im Blick halten.
• Bestimmte Vorlagen zur Zeiterfassung der Mitarbeiter erübrigen die mühsame Vorarbeit, um nötige Rahmenbedingungen (z.B. maximale Zeiten bestimmter Mitarbeiter) stets einzuhalten.
• Durch Updates und Synchronisierung aller betroffenen Mitarbeiter in Echtzeit, können Verantwortliche meist automatisch benachrichtigt werden, um Probleme wie Überstunden zu vermeiden bzw. getroffene Vereinbarungen einzuhalten.
• Mitarbeiter im Homeoffice können ihre Arbeitszeit flexibel gestalten, wobei Arbeitgeber trotzdem Klarheit über den Arbeitsaufwand des Teams haben.

‍

Zeiterfassung für Kleinbetriebe: Ab wann lohnt sich eine Softwarelösung?

Viele Betriebe versuchen die Zeiterfassung bis 10 Mitarbeiter von Hand per Excel-Tabellen zu regeln. Ist ein Angesteller für die Personalplanung vorhanden, kann auch die Zeiterfassung bis 20 Mitarbeiter ohne App theoretisch funktionieren. Praktisch ist dies allerdings nicht wirklich.

Das Hauptproblem der offline Zeiterfassung: Mitarbeiter manuell eintragen zu lassen. Arbeiten alle an einem Ort und zu ähnlichen Zeiten, kann das zwar funktionieren. Kleinbetriebe, die sich nicht sicher sind, ob sich eine Zeiterfassungssoftware preislich lohnt, sollten den verbundenen Aufwand und die Komplexität (sowie das Fehlerrisiko!) jedoch abwägen.

Spätestens wenn sich immer mehr Fehler einschleichen und sich Personalverantwortliche vermehrt anderen Aufgaben widmen sollen, kann eine Softwarelösung bereits für Kleinbetriebe mit wenigen Mitarbeitern in Frage kommen.

Unsere Erfahrung zeigt: Bereits ab 5 Angestellten kann sich ein Online-System zur Arbeitszeiterfassung auszahlen.

‍

Mitarbeiter Zeiterfassung: App für das ganze Team

Die Zeiterfassungssoftware von Skello bietet eine einfache Lösung, die Arbeitszeiten Ihres Teams auf faire, transparente und gesetzeskonforme Weise zu erfassen. Die online Arbeitszeiterfassung von Skello bietet zahlreiche Vorteile:

• Sie entscheiden, wer eine Zugangsberechtigung bekommt und ob sich Ihre Mitarbeiter im Betrieb oder selbstständig per Tablet ein- und ausloggen.
• Sie können in den Voreinstellungen festlegen, welche vertraglichen, gesetzlichen oder auch betriebsbedingten Parameter berücksichtigt werden sollen. Wird zu viel gearbeitet, haben Sie die betroffenen Mitarbeiter und Überstunden stets im Blick und können schon vorab Ihre Planung optimieren.
• Die Mitarbeiter Zeiterfassung von Skello vereinfacht durch diese automatisierten und modifizierbaren Parameter, u.a. auch die Urlaubsverwaltung und -koordination Ihres Teams.
• Neben einer Arbeitszeiterfassungs-App bietet Skello zusätzliche Funktionen zur optimalen Dienstplanung und kann die Zeiterfassung direkt mit Ihrer Lohnabrechnung verknüpfen.
• Ein Experten-Team steht Ihnen zu jeder Zeit zur Verfügung, damit in Sachen online Zeiterfassung keinerlei Fragen mehr offen sind.
• Die Zeiterfassungssoftware von Skello wird europaweit bereits von über 7000 Unternehmen sämtlicher Größen und in den unterschiedlichsten Branchen genutzt. Das Kunden-Feedback bestätigt: Skello macht die Zeiterfassung von Mitarbeitern so einfach wie nie!

Sie möchten mehr darüber erfahren, wie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter mit Skello stressfrei und gesetzeskonform erfasst werden können? Dann lassen Sie sich alle Funktionen direkt vom Skello Team zeigen!

‍