Überstunden berechnen leicht gemacht mit unserer gratis Excel Vorlage

Eine unzureichende Aufzeichnung von Überstunden kann fatale Folgen für Ihr Unternehmen haben: von Konflikten mit Mitarbeitern und getrübter Motivation im Team bis hin zu regelrechtem Dienstplan-Chaos und doppelten und dreifachen Korrekturen bei der Lohnabrechnung. Einschneidende Rechtsprechungen zum Thema Überstundenregelungen haben in den letzten Jahren gezeigt: Hier dürfen sich Personalverantwortliche keine Fauxpas erlauben. Denn werden Überstunden übersehen oder nicht ausgeglichen, kann dies für Arbeitgeber teuer werden. 

Mit unserer gratis Excel Vorlage sorgen Sie für eine genaue Berechnung der Überstunden Ihrer Mitarbeiter, um Ihre Personalverwaltung zu erleichtern und für Ausgeglichenheit in Ihrem Team zu sorgen. 

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Wann müssen Überstunden erfasst werden?

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Eine Dokumentationspflicht von Überstunden gilt branchenunabhängig immer, wenn Mehrarbeit anfällt, d.h. wenn die gesetzlich festgelegte maximale Arbeitszeit überschritten wird. 

Laut ArbZG (§ 3 Abs. 1) darf die wöchentliche Arbeitszeit eines Arbeitnehmers im Durchschnitt nicht mehr als 48 Stunden betragen, es sei denn, es besteht eine Ausnahmebewilligung. Die tägliche Arbeitszeit darf höchstens 8 Stunden betragen, wenn keine andere Vereinbarung getroffen wurde.

Es gibt jedoch einige Ausnahmen von diesen Regelungen, beispielsweise für Arbeitnehmer in bestimmten Branchen wie im Handwerk oder in der Pflege. Informieren Sie sich über eventuell anfallende Sonderregelungen in Ihrer Branche und prüfen Sie Ihre Tarifverträge genau, um bei Ihrer Überstundenerfassung auf geltende Grenzen zu achten.

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Wer muss Überstunden nachweisen können? 

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In Deutschland haben sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer bestimmte Nachweispflichten, wenn es um Überstunden geht.

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Arbeitgeber haben laut Arbeitszeitgesetz (ArbZG) eine Nachweispflicht für die geleisteten Überstunden ihrer Arbeitnehmer. Diese Nachweispflicht gilt sowohl für die tatsächlich geleisteten Überstunden als auch für die vom Arbeitgeber genehmigten Überstunden. Arbeitgeber müssen daher für jeden Arbeitnehmer eine Überstundenliste führen, in der alle Überstunden erfasst werden.

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Arbeitnehmer haben ebenfalls eine Nachweispflicht, wenn es um Überstunden geht. Sie müssen dem Arbeitgeber die geleisteten Überstunden unverzüglich mitteilen und ihre Überstunden auf Anforderung des Arbeitgebers nachweisen.

Achtung: Überstunden müssen laut Gesetz immer explizit vom Arbeitgeber angeordnet oder bestätigt werden.

Im Falle von Streitigkeiten über Überstunden können Arbeitnehmer den Arbeitgeber vor dem Arbeitsgericht verklagen, um ihre Ansprüche auf Entlohnung für geleistete Überstunden durchzusetzen. In solchen Fällen verlangen die Arbeitsgerichte in der Regel den Nachweis der geleisteten Überstunden durch den Arbeitnehmer. 

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Wie müssen Überstunden aufgezeichnet werden? 

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Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie Überstunden aufgezeichnet werden können. Eine Möglichkeit ist die handschriftliche Erfassung in einer Überstundenliste. 

Hierbei sollten Sie das Datum, die Anzahl der geleisteten Überstunden und den Zeitraum, in dem die Überstunden geleistet wurden, aufzeichnen. Als Arbeitgeber müssen Sie außerdem  dokumentieren, dass die Überstunden genehmigt wurden.

Eine andere Möglichkeit ist die digitale Erfassung von Überstunden mithilfe von speziellen Softwarelösungen (z.B. Skello) oder Excel-Tabellen. Hierbei können Arbeitnehmer und Arbeitgeber die geleisteten Überstunden elektronisch erfassen und verwalten. Diese Lösungen machen die Berechnung von Überstunden schnell, einfach und flexibel. 

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Überstunden Excel Vorlage 2023 hier herunterladen 

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Um bei der Berechnung der Überstunden Ihres Teams keine Zeit zu verlieren und Fehler zu vermeiden, nutzen Sie direkt unsere Excel-Vorlage, die hier zum kostenlosen Download bereitsteht. 

Mit diesem Template können Überstunden einfach und schnell berechnet werden. Es enthält alle relevanten Felder, die für die Erfassung und Berechnung von Überstunden erforderlich sind, und kann individuell an die Bedürfnisse Ihres Betriebs angepasst werden.

Wichtig: Sorgen Sie bei Überstunden für einen frühzeitigen Ausgleich in Ihrem Dienstplan und achten Sie auf die korrekte Verrechnung von anfallenden Zuschlägen in Ihren Lohnabrechnungen (z.B. bei Tarifverträgen). Mit der Personalverwaltungssoftware von Skello können Sie alle diese Schritte einfach verknüpfen, um Ihren Arbeitsalltag zusätzlich zu vereinfachen. 

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