Arbeitszeiterfassung: Gesetz beachten und Zeit sparen (Update 2022)

Seit dem Urteil des Europäischen Gerichtshofes im Mai 2019 zur Pflicht der Arbeitszeiterfassung in allen EU-Mitgliedsstaaten, sind sich Unternehmen sämtlicher Branchen und Größen unsicher, was genau aktuell gilt und wie sich dies am besten umsetzen lässt. Nachdem dieses Urteil zur Mitarbeiter Zeiterfassung nun bereits fast 3 Jahre im Raum steht und viele Personaler in Stress versetzt, möchten wir mit diesem Artikel Klarheit bieten. 

Die gute Nachricht vorab: Die richtige Arbeitszeiterfassung ist unkomplizierter als man denkt. Denn mit dem Wissen, was 2022 offiziell relevant ist und welche Zeiterfassungssysteme alles Wichtige abhaken, ist das Thema Arbeitszeiterfassung auch schon vom Tisch.

Was wurde beim EuGH zur Arbeitszeiterfassung entschieden? 

Zunächst ist es wichtig zu verstehen, dass der Europäische Gerichtshof den EU-Mitgliedsstaaten kein Zeitlimit zur Umsetzung der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gesetzt hat. Auch obliegt es dem jeweiligen Gesetzgeber festzulegen, wie die Mitarbeiter Zeiterfassung umgesetzt werden soll. 

Was feststeht ist Folgendes: 

Alle EU-Staaten müssen Regelungen einführen, die Arbeitgeber dazu verpflichten, Zeiterfassungssysteme einzusetzen. Der EuGH beruft sich bei diesem Urteil auf die Charta der EU-Grundrechte und beabsichtigt, die Rechte von Arbeitnehmern als schwächere Partei so besser zu schützen. Laut der offiziellen Pressemitteilung zum Urteil, müssen Arbeitgeber für eine Arbeitszeiterfassung sorgen, die objektiv, verlässlich und einfach zugänglich ist, um diese Leitlinie in die Praxis umzusetzen. 

Grundsätzlich macht die Arbeitszeiterfassung branchenunabhängig also durchaus Sinn und hat das Potenzial, für mehr Transparenz und Sicherheit im Arbeitgeber-Arbeitnehmer-Verhältnis zu sorgen. 

Ist die allgemeine Arbeitszeiterfassung Pflicht in Deutschland? 

Zwar berief sich im Februar 2020 erstmals ein deutsches Gericht bei einem Rechtsstreit bezüglich der Auszahlung von Überstunden auf das EuGH-Urteil. Allerdings wurde dieses Urteil im Mai 2021 vom Landesarbeitsgericht Niedersachsen widerrufen mit der Begründung, das europäische Recht habe bei der Auslegung der Beweislast keine entscheidende Zuständigkeit. 

Halten wir also fest: In Deutschland ist die EuGH-Entscheidung noch nicht in die Praxis umgesetzt worden. 

Wann wird die Mitarbeiter Zeiterfassung zur allgemeinen Pflicht in Deutschland? 

Zum einen hat sich die neue Ampel-Koalition im Koalitionsvertrag klar für die grundsätzliche Weiterführung der Vertrauensarbeitszeit ausgesprochen, zum anderen sind konkretere Schritte zur Ausweitung der Arbeitszeit-Dokumentationspflicht mit Blick auf den EU-Entscheid jedoch zu erwarten. Wann dies soweit sein wird, ist nicht bekannt (Stand: Februar 2022). 

Achtung: In diesen Fällen ist die Arbeitszeiterfassung trotzdem Pflicht 

Vielen Unternehmen gab das EuGH-Urteil den Anstoß, verlässliche Zeiterfassungssysteme einzuführen, was durch die richtigen Tools (s.u.) auch mit kleinem Budget und minimalem Zeitaufwand möglich ist. 

Darüber hinaus gibt es jedoch Arbeitgeber, für die eine gründliche Arbeitszeiterfassung ohnehin Pflicht ist.

Das gilt für Arbeitgeber sämtlicher Branchen und Arbeitsverhältnisse: 

Laut §16 des Arbeitsgesetzes, müssen Arbeitgeber alle Arbeitszeiten aufzeichnen, die über die gesetzliche Grenze der maximalen werktäglichen Arbeitszeit hinausgehen. Sprich: 

• Alles, was über 8 Stunden von Montag bis Samstag hinaus geht

• Ausnahme: Alle Zeiten über 10 Stunden, wenn innerhalb von 6 Monaten oder 24 Wochen im Durchschnitt acht Stunden werktäglich nicht überschritten werden

• Alle Arbeitszeiten an Sonn- und gesetzlichen Feiertagen 

Die Arbeitszeiterfassung ist in diesen spezifischen Fällen Pflicht 

Seit Einführung des Mindestlohngesetzes 2015 ist die Mitarbeiter Zeiterfassung für Unternehmen sämtlicher Mitarbeiterzahlen der hier aufgeführten Wirtschaftszeige und Beschäftigungsverhältnisse verpflichtend. Die Arbeitszeiterfassung soll sicherstellen, dass der gültige Mindestlohn wirklich pro geleistete Arbeitsstunde bezahlt wird. 

Diese Dokumentationspflicht umfasst folgendes:   

• Was aufgezeichnet werden muss: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit jedes einzelnen Mitarbeiters (Pausen zählen nicht, nur die Arbeitszeit!).
• Wer verantwortlich ist: Der Arbeitgeber muss sicherstellen, dass die Arbeitszeit richtig erfasst wurde und muss das Dokument aufbewahren. 
• Wann: Die Aufzeichnung muss spätestens bis zum Ende des 7. Tages nach erbrachter Arbeitsleistung erfolgen (und 2 Jahre gespeichert werden!). 
• Wie: Handschriftlich oder maschinell (Stundenzettel, Excel, Apps zur Zeiterfassung). Eine Unterschrift ist nicht erforderlich. 
  

Hier eine simple Vorlage zur Arbeitszeiterfassung vom BMAS. 

1. Im Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz aufgelistete Wirtschaftszweige

In Branchen mit hoher Missbrauchsgefahr (illegale Beschäftigung, Schwarzarbeit) ist die komplette Arbeitszeiterfassung von jedem Mitarbeiter Pflicht. Dazu gehören z.B: 

• Das Beherbergungsgewerbe: (Hotels, Pensionen u.ä.)
• Die Gastronomie (Restaurants, Bars, Cafés usw.)
• Unternehmen im Speditions-, Transport- und damit verbundenen Logistikgewerbe (u.a. Paketdienste) 
• Das Personenbeförderungsgewerbe (z.B. Taxi-Unternehmen) 
• Unternehmen im Baugewerbe, in der Gebäudereinigung und im Sicherheitsgewerbe
  

Die komplette Liste von Branchen mit Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ist unter §2a SchwarzArbG zu finden.

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2. Bei Beschäftigung von Minijobbern (Geringfügig Beschäftigte) – sämtliche Branchen 

Unabhängig von der Art des Unternehmens, ist die Mitarbeiter Zeiterfassung von Minijobbern immer verpflichtend. Aktuell zählen hierzu geringfügig Beschäftige mit einer maximalen Vergütung von 450€ monatlich. Da flexible Arbeitszeiten möglich sind und seit 2013 keine Arbeitszeitgrenzen bestehen, ist eine gründliche Arbeitszeiterfassung umso wichtiger. 

Achtung:  Ab dem 1.Oktober 2022 wird die Minijob-Verdienstgrenze auf 520€ ansteigen, wobei sich der Mindestlohn auf 12€ erhöht. 

3. Bei Arbeitnehmer-Entsendung (Tarifverträge) 

Auch in Branchen, in denen im Sinne des Arbeitnehmer-Entsendegesetzes Tarifverträge gelten, besteht eine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung. Darunter zählen grenzüberschreitende Arbeitsverhältnisse.

Absicherung durch digitale Zeiterfassungssysteme

Neben dem klassischen Stundenzettel, Stechkarten und Excel-Vorlagen, entscheiden sich immer mehr Unternehmen für digitale Zeiterfassungssysteme, um alle wichtigen Gesetze und Pflichten zu beachten. Diese können stationär vor Ort (z.B. über ein Tablet) zum Einsatz kommen oder auch als App auf dem Smartphone (oder anderen Endgeräten) der Mitarbeiter installiert werden. 

Welche Vorteile bietet die digitale Zeiterfassung? 

Digitale Zeiterfassungssysteme bieten Unternehmen vor allem 3 große Vorteile: ‍

‍1. Gesetzeskonforme Arbeitszeiterfassung: 

Um beim Gesetz zur Arbeitszeiterfassung auf Nummer Sicher zu gehen, bieten gute Zeiterfassungs-Apps die Möglichkeit, wichtige Besonderheiten durch die entsprechende Voreinstellung automatisch zu berücksichtigen (Minijobs, Schichtarbeit, Pausenregelungen, Regelungen bei Nachtarbeit usw.). 

Besonders bei mehreren Mitarbeitern, mehreren täglichen Schichten, flexiblen Arbeitszeiten aber auch bei Unternehmen mit mehreren Filialen (Restaurants, Bäckereien usw.) lassen sich dadurch Fehler vermeiden. 

2. Zeiteinsparung: 

Gute Zeiterfassungssysteme nehmen nicht nur den Stress der Gesetzeskonformität, sondern sparen auch wertvolle Zeit bei allen wichtigen Schritten der Arbeitszeiterfassung. Neben dem einfachen Ein- und Ausloggen von Mitarbeiten und der automatischen und übersichtlichen Speicherung der Arbeitszeitkonten, ermöglichen einige Apps zur Zeiterfassung auch eine vereinfachte Dienstplanung inklusive Berücksichtigung von Urlaubs- und Dienstwünschen. 

3. Kosteneinsparung: 

Viele Unternehmen sehen Zeiterfassungssysteme als zusätzlichen Kostenfaktor, wobei die richtige Lösung zur Arbeitszeiterfassung tatsächlich jede Menge Kosten einsparen kann. Zum einen werden Personalverantwortliche immens entlastet, zum anderen bieten Softwares zur Mitarbeiter Zeiterfassung die Möglichkeit, die monatlichen Arbeitszeitkonten direkt in Lohnabrechnungen umzuwandeln und dadurch administrative Kosten zu sparen.

Mitarbeiter Zeiterfassung per Software: Lohnt sich das für meinen Betrieb? 

Arbeiten Unternehmen mit Excel-Tabellen, muss für jeden Mitarbeiter ein eigenes Blatt erstellt werden, was bei steigender Komplexität der Unternehmensstruktur und beim Mix verschiedener Arbeitsverhältnisse und Zeiten immer schwieriger wird. 

Deshalb lohnt sich eine Software bzw. App zur Arbeitszeiterfassung besonders für: 

• Unternehmen, die laut Gesetz ohnehin bereits auf eine umfassende Arbeitszeiterfassung achten müssen (s.o.).
• Unternehmen, deren Mitarbeiteranzahl die Arbeitszeiterfassung jedes einzelnen Mitarbeiters schwierig macht (ab etwa 5 Mitarbeiter).
• Unternehmen mit unterschiedlichen Arbeitszeiten (insb. bei Schichtarbeit).
• Unternehmen mit einem Mix von Arbeitsverhältnissen (Minijobber, Teil- und Vollzeitbeschäftigte, Aushilfen usw.).
• Unternehmen mit unterschiedlichen Filialen / Standorten.
  

Darüber hinaus gewährleisten gute, verantwortungsvoll genutzte Zeiterfassungssysteme eine höhere Transparenz, was dafür sorgt, dass die Wertschätzung von Mitarbeitern in Bezug auf die Vergütung nicht mehr in Frage gestellt werden muss (die Grundabsicht des EuGH Urteils). Dies macht Arbeitgeber nicht nur besonders attraktiv, sondern wird mit hoher Wahrscheinlichkeit bald zum EU-Standard gehören. 
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Skello: Die nutzerfreundliche App für die gesetzeskonforme Arbeitszeiterfassung 

Skello macht die Arbeitszeiterfassung besonders einfach und berücksichtigt dabei alle aktuellen und zukünftigen Gesetze und Pflichten sowie branchen- und unternehmensspezifische Besonderheiten. Zahlreiche Zusatzfunktionen decken hierbei die gesamte Dienstplanung und Personalverwaltung ab, was zusätzliche Zeit und Kosten (und Stress!) spart. 

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